Профессия менеджер по закупкам: функции, обязанности, зарплата, должностная инструкция

На сегодняшний день сотрудники офисов являются основой любого бизнеса. Они ведут переговоры, ищут новых клиентов и занимаются оформлением всей документации. Менеджер по закупкам – это неотъемлемый винтик в компании, занимающейся логистикой. Ознакомиться с инструкцией что делает менеджер по рекламе и что он должен уметь можно здесь.

Чем занимается менеджер по закупкам?

Охарактеризовать деятельность этого специалиста можно несколькими основными действиями.

Функции

В узком смысле к функциям менеджера по закупкам относят:

• Поиск новых поставщиков;
• Снабжение предприятия новыми потоками сырья;
• Аналитическая деятельность предпочтений будущих покупателей;
• Отслеживание сроков доставки товара и сырья.

Преимущества и недостатки

К плюсам профессии относят:

• Престижность работы;
• Высокую заработную плату;
• Многофункциональную и многоплановую работу;
• Возможность самостоятельно принимать решения;
• Возможность карьерного роста;

Если говорить о минусах, то к ним относят:

• Высокий уровень ответственности;
• Многофункциональность рынка;
• Явная зависимость от внешней конъюнктуры.

Что должен знать?

К ключевым навыкам менеджера по закупкам специалисты относят:

• Умение работать в коллективе и вести переговоры с клиентами;
• Знать специфику рынка;
• Иметь технические знания.

Три эти основных навыка помогут потенциальному менеджеру вписаться в аппарат компании и выполнять свою работу на должном уровне.

Обязанности

Чтобы работа шла «как по маслу», менеджеру по закупкам необходимо будет иметь не только обширный багаж знаний, но и уметь брать на себя ответственность.

К должностным обязанностям специалиста этой категории относят:

• Умение грамотно вести документацию и отчетность;
• Уметь контролировать проведение взаиморасчета;
• Вести переговоры об оптимизации условия поставок;
• Планировать объем закупок;
• Контролировать наполнение складских помещений;
• Формировать и регулярно обновлять ассортимент;
• Вести контроль за поставками;
• Уметь работать и постоянно увеличивать клиентскую базу;
• Достигать наиболее подходящей цены;
• Проводить тендеры и другие аукционы.

Что должен делать менеджер?

В обязанности менеджера по закупкам может входить множество функций, все зависит от специфики и направленности каждого отдельного предприятия.

В ресторане

Специалист, занятый в сфере ресторанного бизнеса, должен будет отслеживать своевременную поставку продуктов, следить за наполнением склада, искать новых поставщиков с более приемлемыми ценами и вести документацию. Читайте инструкцию как получить лицензию на алкоголь.

По закупкам зерна

Специалист, занимающийся закупкой зерна будет обязан вести мониторинг рынка и правильно проводить тендеры и аукционы. Также такой специалист обязан разбираться в узкой специфике рынка по закупке и сбыту зерна. 

Тканей

Эта сфера, также, как и закупка зерна считается узконаправленной, любой менеджер по закупкам обязан уметь работать с документацией, иметь знания работы в 1С и искать новых поставщиков, которые могут предоставить более выгодные цены.

Электронных компонентов

В данном случае специалисты необходимо будет не только выполнять свои основные функции, но и знать, что из себя представляет продукция данной категории. Без понимания и знания этих моментов менеджер не сможет вести свою деятельность правильно.

Строительных материалов

Менеджер в сфере строительство обязан знать, где можно закупить материалы не только по выгодной цене, но и высокого качества. Только так он сможет оптимизировать затраты компании и вывести ее на новый уровень.

По закупкам наружной рекламы в агентство

Без умения правильно общаться невозможно будет соответствовать требованиям компании. Не помешает знание иностранных языков.

Ассистент менеджера

Что же касается ассистента, то он должен всегда «быть на подхвате» и уметь поддержать специалиста в отношении ведения дел и уметь оформлять соответствующую сопутствующую документацию.

Ключевые обязанности

К должностным особенностям менеджера относят ведение постоянных переговоров с поставщиками, ведение контроля за оборотом закупаемого сырья, занятие документооборота:

• Ведение отчетной документации;
• Заключение договоров;
• Выставление счетов.

Карьерный рост

По данным статистике, профессия менеджера по закупкам является одной из самых востребованных на отечественном рынке труда.

Даже невзирая на то, что высшие учебные заведения выпускают немало специалистов, многие организации требуют не только знаний, но и навыков работы. Это говорит о том, что не всегда количество — это хорошо. Руководство компаний склонно оценивать качество и опыт соискателя.

Чтобы расти в профессиональном плане, менеджеру по закупкам придется постоянно повышать увеличивать свою базу знаний и только после того, как руководитель предприятия подчеркнет стремления и степень подготовленности специалиста, менеджер сможет рассчитывать на получение должности руководителя отдела закупок.

Расчет зарплаты

Расчет заработной платы этого специалиста сводится к тому, чтобы выявить зоны ответственности. Правильно поставленная мотивация не только позволит грамотно вести расчет заработной платы, но и позволит оптимизировать работу предприятия.

Кpi и мотивация

Крi – это целая система оценивания, которая по статистике не может в данном случае превышать отметки в пять единиц.

В том случае, если в мотивацию руководство компании включить более пяти показателей, к примеру, десять, то менеджеру по закупкам придется весьма непросто, потому как вести контроль за всеми показателями сразу будет практически невозможно.

Зарплата менеджера по закупкам

Разберем сколько на самом деле зарабатывает менеджер по закупкам.

Средняя зарплата в Москве

В Москве средняя заработная плата менеджера по закупкам варьируется в промежутке от 35 000 до 40 000 рублей. Для того, чтобы правильно начать карьеру, необходимо получить высшее образование, а также, стоит знать о том, как происходят закупки, в чем суть всего процесса.

Средняя зарплата в Санкт-Петербурге

А вот компании из Санкт-Петербурга за тот же самый объем работы готовы платить менеджеру по продаже зарплату от 30 000 до 43 000 рублей.

Чтобы расти в заработной плате специалисту необходимо будет знать, как правильно оформить документы, а также иметь навыки работы с группой товаров, с которой работает конкретная компания-работодатель.

В качестве дополнительного плюса, который может в будущем оказать влияние на уровень заработной платы может выступать знание английского или любого другого иностранного языка.

Необходимо отметить, что в соответствии с тарифной сеткой, максимальная заработная плата будет составлять около 125 000 рублей (по Москве), 115 000 рублей (по Санкт-Петербургу).

Для того, чтобы потенциальный соискатель мог получить это место, ему нужно будет большой опыт в поиске и налаживании эффективного взаимодействия с иностранными поставщиками. Ко всему прочему, знание товаропотока существенно упростит работу менеджера по продажам.

Да и современные международные правила торговых отношений Инкотермс сделает работу интереснее и прибыльнее.

Должностная инструкция менеджера по закупкам

Должностная инструкция менеджера по закупкам необходима для закрепления должностных обязанностей специалиста, его прав и других ключевых аспектов рабочей деятельности. Хотя в законодательстве нет прямого указания на необходимость написания данной инструкции, однако де-факто она входит в типовой комплект рабочих документов у большинства работодателей. Важность должностной инструкции требует тщательного подхода к формированию её основных разделов.

Образец должностной инструкции менеджера по закупкам

1. Общие положения

1.1. Менеджер по закупкам отвечает за своевременное поступление необходимых для фирмы товаров.

1.2. Менеджер по закупкам принимается на свою должность и освобождается от неё приказом руководителя фирмы.

1.3. Менеджер по закупкам находится в подчинении начальника соответствующего отдела.

1.4. На время отсутствия специалиста его замещает другой сотрудник отдела закупок, направленный начальником данного отдела.

1.5. Кандидат на данную позицию обязан отвечать следующим стандартам:

• законченное высшее образование;
• высокий уровень владения деловой лексикой английского языка, достаточном для общения с иностранными контрагентами и переписки с ними;
• опыт работы по профилю от 1,5 лет.

1.6. Менеджер по закупкам должен разбираться в следующем:

• профильное законодательство и нормативные акты;
• особенности внешнеторговых операций;
• деловые обычаи страны, с которой ведет бизнес его работодатель;
• ведение документооборота по закупкам;
• ведение процесса деловой переписки;
• специфика формирования цен на закупаемые товары;
• основные марки закупаемых товаров, их особенности и различия;
• мониторинг основных рыночных трендов по закупаемым товарам;
• заключение договоров с иностранными контрагентами;
• контроль качества и других параметров закупаемой продукции;
• отслеживание ситуации по поставщикам и их условиям;
• поиск альтернатив по поставщикам и товарам;
• использование соответствующего программного обеспечения и оргтехники;
• взаимодействие с аналитиками, менеджерами по продажам и другими сотрудниками по всемтребуемым аспектам процессов закупок.

1.7. Менеджер по закупкам руководствуется:

• действующим законодательством;
• документами фирмы;
• содержанием этой инструкции.

2. Обязанности

2.1. Организация закупки соответствующих товаров.

2.2. Организация долгосрочного сотрудничества с поставщиками.

2.3. Отслеживание возможных альтернативных поставщиков.

2.4. Мониторинг ситуации по скидкам и акциям от поставщиков.

2.5. Отслеживание рыночных трендов по закупаемым товарам.

2.6. Мониторинг неэкономических факторов, могущих повлиять на ситуацию с закупками.

2.7. Выполнение заявок менеджеров по продажам по срокам, количеству и другим параметрам закупаемых товаров.

2.8. Разработка, совместно с сотрудниками фирмы, долгосрочных планов по закупкам товаров.

2.9. Разрешение спорных ситуаций с поставщиками, в том числе по возвращению им товаров несоответствующего качества.

2.10. Отслеживание ситуации с оплатой за покупаемую продукцию.

2.11. Ведение документооборота в своей зоне ответственности.

2.12. Мониторинг ситуации по своевременному прибытию товаров, их нахождению в пути, прохождению таможни и другим рабочим моментам.

2.13. Взаимодействие с надзорными органами по получению соответствующих документов на импортируемые товары.

2.14. Контроль за корректностью проведения внешнеторговых операций.

2.15. Перевод иностранной документации для сотрудников фирмы в случаях, оговоренных в соответствующих правилах фирмы.

2.16. Взаимодействие с аналитиками по составлению отчетов и обзоров по закупаемым позициям.

3. Ответственность

Менеджер по закупкам может быть привлечён к ответственности в следующих случаях:

3.1. Причинения ущерба фирме в силу своей некомпетентности и невыполнения обязанностей, — в соответствии с принципами, изложенными в трудовом законодательстве.

3.2. Совершение правонарушений на рабочем месте — в соответствии с разделами соответствующего законодательства.

3.3. Разглашение конфиденциальных данных третьим лицам, — в соответствии с правилами фирмы, и в границах, определенных соответствующим законодательством.

4. Права

Менеджер по закупкам имеет права:

4.1. Получать от сотрудников фирмы данные, необходимые для выполнения своих рабочих обязанностей.

4.2. Требовать от начальника своего отдела поддержания условий, нужных для выполнения служебных функций.

4.3. Информировать руководителей по мерам, могущим улучшить ситуацию в зоне своей ответственности.

4.4. Подписывать документы в зоне своей ответственности.

4.5. Участвовать в совещаниях, посвященных закупочной деятельности.

4.6. Получать новые документы фирмы, относящиеся к своей зоне ответственности.

4.7. Представлять фирму в ходе взаимодействия с представителями поставщиков.

4.8. Получать премии в соответствии с правилами, изложенными в документах фирмы.

4.9. Отправляться в оплачиваемые фирмой поездки в другие города и за рубеж, возникающие вследствие рабочей необходимости.

Зачем нужна инструкция

Построение эффективных деловых отношений с работником требует от нанимателя документарного закрепления сферы ответственности специалиста, требований к нему и других аспектов его деятельности. Для этого и используется должностная инструкция, в которой прописываются ключевые рабочие моменты, что снижает вероятность возникновения конфликтов между сторонами. Опираясь на пункты инструкции, работодатель вправе ждать от специалиста выполнения обозначенных в ней функций. В свою очередь, работник знает, каким объемом прав он располагает и каких именно действий ждет от него наниматель.

Дополнительно следует отметить, что инструкция — юридически значимый документ, который может использоваться в судебных и трудовых разбирательствах.

Основы написания должностной инструкции

В действующем законодательстве не прописаны ключевые моменты составления должностной инструкции. В результате наниматели могут составлять её в соответствии со своими нуждами, при условии, что её положения не противоречат трудовому законодательству.

Есть определенные стандарты написания должностной инструкции. По этим стандартам инструкция состоит из 4 основных разделов, описывающих базовые аспекты деятельности работника:

1. Общий раздел.
2. Функции.
3. Права.
4. Ответственность.

Дополнительно работодатель может добавить ещё несколько разделов, в которых более подробно опишет условия труда или критерии оценки сотрудника. Чаще всего дополнительные пункты используются в ДИ крупными компаниями.

Общий раздел

Начальный раздел, в котором дается описание общих принципов взаимодействия работодателя с работником (увольнение, временная замена, требования к квалификации и пр.). Наиболее важным в разделе является перечисление навыков, требуемых от специалиста. Они должны соответствовать функциям, которые перечисляются далее.

Для разных менеджеров по закупкам их функции могут сильно различаться: работа с импортом, государственными закупками или с отечественными поставщиками требует разных знаний. Поэтому такие требования, как лингвистическое образование или знакомство с ФЗ №44, нужно прописывать в индивидуальном порядке.

Функции

Ключевой раздел для определения сферы ответственности специалиста. Хотя для менеджера по закупкам ключевой является функция организации поставок необходимых для фирмы товаров, но многие работодатели прописывают здесь дополнительные обязанности для специалиста (аналитика, получение документов для импорта и т.д.). Важно, чтобы эти функции не отвлекали менеджера от его основных обязанностей.

Как правило, менеджеров по закупкам несколько. Целесообразно составить должностную инструкцию с учетом специфики их деятельности, во избежание конфликтов и путаницы между ними.

Ответственность

Типовой раздел, в котором прописываются основные моменты по наказанию менеджера за различные нарушения. Важно не описывать конкретные меры ответственности, которые могут быть определены лишь в случае детальных разбирательств. Поэтому в разделе ограничиваются изложением общих принципов ответственности.

Права

Заключительный стандартный раздел, в котором перечисляются основные права менеджера. В случае необходимости, можно дополнить типовой перечень прав — получение информации, участие в совещаниях и т.п. — дополнительными правами, такими как поездки за рубеж.

Составленная и согласованная инструкция распечатывается на фирменном бланке. Заключительным этапом является её заверение подписями нанимаемого сотрудника, директора компании и руководителей, с которыми согласовывалось данное назначение. Ставить печать компании в инструкции не обязательно.

Источник: https://start-365.ru