10 основных правил телефонного этикета, которые помогут в работе

Эксперт по этикету, основатель Австрийской высшей школы этикета и автор книги «Элегантность в однушке. Этикет для женщин. Промахи в этикете, которые выдадут в Вас простушку» Марии Буше делится важными правилами общения по телефону, которые стоит знать всем.

Правило № 1

Если разговор неожиданно прервался, не стоит обрывать друг другу телефон – сложно дозвониться, если обе стороны перезванивают одновременно.

Правило. Всегда первым перезванивает тот, кто звонил.

Правило № 2

Даже сидя дома на карантине и изнывая от скуки, мы не готовы тратить время на звонки с незнакомого номера, о которых не предупреждали. Учитывая, что чаще всего там говорят: «Извините за беспокойство» – и начинают предлагать совершенно неинтересные проекты.

Правило. Перед любым звонком человеку, с которым Вы не знакомы, обязательно отправляйте ему текстовое сообщение, в котором Вы представляетесь и рассказываете суть вопроса. А также оговариваете возможность и время звонка.

Правило № 3

Самоизоляция не означает, что теперь мы готовы прослушивать голосовые сообщения, особенно если их несколько подряд.

Правило. Голосовые сообщения можно отправлять только близким людям. И если их больше трех, то лучше все-таки позвонить. И еще одно немаловажное правило – отправлять голосовые сообщения может только начальник подчиненному. Даже если руководитель Вам что-то наговорил и отправил звуковое СМС, подчиненный обязан ответить текстовым сообщением или уточнить, возможно ли ответить таким же быстрым способом.

Правило № 4

Довольно сильно раздражает, когда получаешь кучу коротких СМС, а иногда даже целое предложение по отдельным словам.

Правило. СМС, особенно в деловой переписке, должны звучать как Ваша речь. Там должно быть вступление, суть и окончание мысли, и все это желательно написать без ошибок, с пробелами и абзацами.

Правило № 5

Иногда просто невыносимо слушать какую-то простенькую мелодию, когда пытаешься дозвониться. Особенно это раздражает, когда дозваниваешься людям по работе.

Правило. Всегда проверяйте, что у Вас играет на телефоне в момент ожидания ответа, и помните, что эта музыка – такая же Ваша профессиональная характеристика, как внешний вид или даже список дипломов.

Правило № 6

Находясь в стрессе – а в ближайшие месяцы это будет обычное для всех состояние, люди часто бросают трубку, попав не туда, и даже не извиняются. А это всегда создает дискомфорт у стороны, принимающей звонок.

Правило. Если Вы ошиблись номером, извинитесь и лишь потом завершайте разговор.

Правило № 7

Читая почту или ведя важный диалог в рабочем чате, многие сбрасывают входящий звонок (часто просто по инерции), а потом забывают перезвонить.

Правило. Не сбрасывайте звонок – это невежливо. В любом случае нужно ответить и попросить перезвонить (или пообещать перезвонить) через конкретный промежуток времени.

Правило № 8

Иногда бывает довольно неприятно узнать, что собеседник общается с тобой по громкой связи и разговор слушают другие люди.

Правило. Не используйте громкую связь без крайней необходимости. Всегда спрашивайте согласия собеседника, например, фразой «Позвольте переключить наш разговор на громкую связь». Всегда предупреждайте, если едете в машине в компании и Ваш разговор на громкой связи могут услышать другие люди.

Правило № 9

Все настолько привыкли, как Юлий Цезарь, делать десять вещей одновременно, что нередко люди говорят по телефону, продолжая что-то дожевывать. Такому собеседнику хочется сразу вместо приветствия пожелать «Приятного аппетита!».

Правило. Во время звонка обязательно отложите еду. Не стоит рассчитывать, что Вам удастся скрыть от Вашего собеседника то, что Вы что-то жуете.

Правило № 10

С повышением тревожности в обществе люди более болезненно воспринимают звонки в неурочное время, начиная переживать, что звонок вызван какой-то опасностью или печальными известиями.

Правило. Звонить по рабочим вопросам принято с 10 утра до 6-7 вечера. Друзьям также лучше не звонить после девяти часов вечера, так как у всех разный распорядок дня: кто-то в это время ложится спать или укладывает детей.

Источник: lady.day.az