Как составить сопроводительное письмо: рекомендации HR-специалистов

28 августа 2022, 5:51

Сопроводительные письма читают перед анализом самого резюме, поэтому они играют главную роль в трактовке и восприятии последующей информации.

Письмо непременно должно быть составлено грамотно, тогда оно расположит к себе читающего и отвлечет от критического восприятия. Неудачное письмо — повод отправить в мусорную корзину даже идеальное резюме: 36% HR-менеджеров признались, что отказывались от кандидатов из-за некорректных сопроводительных писем.

Практика написания сопроводительных писем больше распространена среди менеджеров высшего и среднего звена. На этих позициях письмо требует и принципиально иного качества исполнения.

Зачем писать сопроводительное письмо работодателю?

Писать сопроводительное письмо к отклику на вакансию однозначно стоит.

Рекрутеры получают сотни похожих резюме, где чуть варьируется образование и места работы, но в среднем заявки подают кандидаты с близким опытом и навыками.

Наличие сопроводительного письма и его качество становится ещё одним плюсом в вашу пользу — и почему бы не увеличить их количество?

Что из себя представляет сопроводительное письмо?

Сопроводительное письмо — это дополнительный документ к отправляемому резюме.

Если Вы высылаете свое резюме в серьезную компанию с известным именем (брендом), то к составлению сопроводительного письма предъявляются достаточно высокие требования.

Документ необходимо оформить отдельным листом; все реквизиты, к которым относятся дата составления, заголовок, подпись, наименование и адрес получателя – должны быть размещены в соответствии с правилами и требованиями к оформлению деловых писем.

Если резюме направляется по электронной почте, то и сопроводительное письмо, соответственно, следует прикрепить в формате документа Word.

Направляемое по электронной почте резюме в менее именитые и престижные компании, может сопровождать в самом теле письма грамотно составленный текст, без оформления его на отдельном листе. При этом должны быть на виду контактная информация, инициалы (или имя и фамилия) и фамилия.

Давайте рассмотрим основные черты успешных сопроводительных писем.

Строгая структура

Сопроводительное письмо содержит в себе:

#1. Приветствие («Уважаемый [имя/должность]», «[Имя], добрый день», «Dear [name]»)

Приветствие должно быть либо персонализированным, либо обращаться к специалистам конкретного департамента, если имя получателя не известно.

#2. Основную часть

#2.1. Расскажите, на какую должность вы претендуете, если отправляете резюме на рабочую почту работодателю. На hh.ru этого делать не нужно;

#2.2. Объясните, чем вас привлекла эта вакансия: интересный продукт, новые функции или сложные задачи;

#2.3. От мотивации плавно переходите к опыту и списку проектов, который не описан в резюме, но полезен для данной вакансии;

#2.4. Снова напомните о вашей мотивации на позицию. Чем дальше содержание пункта 2.3 от требуемого опыта, тем необходимее пункт 2.4.

#3. Прощание («Best regards», «С уважением») и продублированные контактные данные.

Важно помнить, что все пункты, кроме 2.3 — это наработанные клише, созданные успешными кандидатами за многолетнюю практику. Они стандартны, очевидны, уже являются этикетом при общении через сопроводительные письма, не должны превышать одного — двух предложений и пишутся строго с нового абзаца с отступом.

Пример сопроводительного письма руководителя отдела продаж

Приведем пример из письма руководителя отдела продаж крупной западной FMCG компании. Оно довольно длинное, но для руководящей должности — это вполне допустимо.

Ирина, добрый день!

Пишу вам относительно вакансии «Руководитель отдела продаж канала современной торговли».

Описанные обязанности и цели данной позиции представляются мне чрезвычайно интересными. Меня всегда привлекали сложные и амбициозные проекты.

Хочу сразу заметить, что опыта работы именно с бытовой техникой у меня нет, но в отличие от большинства кандидатов у меня есть следующие сильные стороны:

  • опыт работы с федеральными сетями на уровне первых лиц более 5 лет;
  • успешный запуск и ввод в сети новинок высококонкурентных категорий (молочная продукция).

Мой профессиональный опыт также включает в себя:

  • управление командами торговых представителей и супервайзеров от 30 человек;
  • закрытие дебиторских задолженностей по ключевым клиентам.

В случае взаимного интереса предлагаю созвониться в любое удобное для Вас время.

С уважением,

Алексей Х, Тел. X (XXX) XXX-XX-XX

Хотя в большинстве случаев имя получателя неизвестно, очень важно соблюсти персонализированное и обдуманное обращение.

Помните, что скопированное шаблонное сопроводительное письмо скорее всего оставит ваше резюме непрочтенным!

Возможными обращениями на hh.ru могут быть:

  • «Уважаемый отдел персонала компании Х»;
  • «Уважаемые сотрудники отдела подбора персонала компании Х»;
  • «Уважаемый менеджер по подбору персонала компании Х»;
  • «Я внимательно изучил позицию Руководитель отдела продаж канала современной торговли и т.д.».

Небольшое, но емкое

Помните, что сопроводительное письмо должно читаться за 10 секунд.

К сожалению, частая практика российской культуры – это вписать в сопроводительное письмо абсолютно все проекты и опыты жизни, которые совсем не имеют отношения к вакансии. Такие письма открывают тотальное непонимание как позиции, так и ее роли в компании.

Постарайтесь написать небольшое, но информативное и полезное письмо только с качественной информацией.

Деловой стиль

Сопроводительное письмо по стилю должно соответствовать отрасли компании и корпоративной культуре.

Для большинства инжиниринговых, медицинских, банковских, консалтинговых и других работодателей подойдет выдержанный деловой стиль, описанный выше. Он беспроигрышно подходит для 95% вакансий, размещенных в интернете. Его отличает максимально легкая и информативная форма письма: простая структура, терминология, отсутствие громоздких придаточных и сложноподчиненных предложений.

Остальные 5% — области Hi-tech, креатив, IT start-up, частные и небольшие компании c нишевыми продуктами — допускают более свободное и эмоциональное обращение.

Ошибки

  1. Частая ошибка, моментально убивающая интерес читающего — шаблонные письма. Если для вас эта заявка на участие в конкурсе на позицию настолько типична, что вы копируете свое письмо, то и для получателя вы становитесь настолько же типичным кандидатом.
  2. Не дублируйте в сопроводительном письме ваш опыт другими словами. Никто не захочет тратить лишнее время на прочтение одной и той же информации два раза.
  3. Креатив в письме и юмор уместны, если только рассматриваемая компания входит в тот малый процент работодателей, для которых оригинальность и юмор являются частью профессиональной деятельности и соответствует внутренней корпоративной культуре.

Итак, в чем же секрет удачных сопроводительных писем? Они структурированы, небольшие по объему, но крайне емкие, стилизованы под культуру компании и не содержат ошибок. А самое главное — такие сопроводительные письма фокусируются на интересах компании, а не на персональном интересе кандидата.

Покажите, что вы знаете, в чем нуждается компания и как ей помочь.

Желаем успехов в поиске работы и удачного трудоустройства!

Источник: https://start-365.ru