Выдача денег под отчет: правила оформления, образец заявления и приказа

В августе 2017 года Центробанк обновил правила выдачи денежных средств из кассы. А с 1 июля 2020 года выдача денег под отчет сотрудникам организации осуществляется с учетом еще нескольких изменений. В чем суть этих нововведений, и как теперь работать с подотчетниками?

Правила выдачи подотчетных сумм

Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У регулирует порядок ведения кассовых операций. Суть нововведений заключается в следующем:

1. Расширились основания выдачи денежных сумм (п. 6.3 Указаний): теперь это не только заявление работника, но и распорядительный документ организации (обычно это приказ).
2. Расходные и приходные ордера разрешено оформлять в электронном виде, и в этом случае получатель денег расписывается в расходнике с помощью своей электронной цифровой подписи (при наличии), а приходный ордер получает на свою электронную почту (п. 5.1, 6.2 Указаний).
3. Отменен запрет на получение денег из кассы работникам, не отчитавшимся по предыдущим авансам.

Изменения направлены на стимулирование электронного документооборота в компаниях и упрощение правил работы с подотчетными суммами. Возможно, электронные приходники и расходники актуальны для небольшого количества компаний, но выбор между приказом и заявлением и возможность выдавать деньги работникам-должникам доступны любой организации.

Оформление заявления

Как и раньше, документ оформляется в произвольной форме, но обязательно содержит информацию о необходимой сумме и сроке, на который выдаются деньги. Заявление на выдачу денежных средств в подотчет включает данные самого работника и его подпись. А чтобы бумагу приняли в бухгалтерии, ее обязательно согласовывают с руководителем.

Поскольку унифицированной формы нет, предлагаем образец заявления на выдачу денег в подотчет, который легко адаптировать под разные ситуации.

Генеральному директору

ООО «Композит»

П.Н. Корнееву

От офис-менеджера

Е.К. Дергачевой

Заявление

о выдаче денежных средств на хозяйственные расходы

Прошу выдать мне денежные средства в размере 5000 (Пять тысяч) рублей на хозяйственные расходы: закупку канцелярских товаров, моющих средств, посуды на срок до 30.11.2021 года.

Офис-менеджер ___________________/ Е.К. Дергачева

Утверждено:

Генеральный директор

______________________/ П.Н. Корнеев

19.11.2021 г.

Образец приказа на выдачу денежных средств

Альтернативой заявления на подотчет выступает распорядительный документ организации. В последней редакции Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У не говорится, что это приказ, но организации чаще всего используют именно этот вид распорядительных документов.

Об обязательном содержании такого документа Центробанк ничего не говорит, но логично, чтобы в нем содержалась та же информация, что и в заявлении:

• о подотчетном лице;
• о сумме и сроке предоставления аванса;
• дата и подпись подотчетника;
• подпись руководителя.

Предлагаем следующий вариант приказа на выдачу подотчетных сумм работникам.

Общество с ограниченной ответственностью «Техмонтаж»

191014, г. Санкт-Петербург, пр-т Литейный, д. 7

ИНН 7705217099 / КПП 770501001

Приказ № 13/К

О выдаче работникам денежных средств под отчет

г. Санкт-Петербург 10 октября 2019 год

В целях осуществления работниками ООО «Техмонтаж» хозяйственных, представительских и командировочных расходов

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Выдать менеджеру по работе с клиентами Попову В.А. в подотчет наличные денежные средства в размере 1500 рублей для представительских расходов на срок до 25 октября 2019 года. Попову В.А. представить в бухгалтерию авансовый отчет не позднее 30 октября 2019 года.

2. Выдать офис-менеджеру Лавровой А.В. в подотчет наличные денежные средства в размере 800 рублей для закупки канцтоваров на срок до 31 октября 2019 года. Лавровой И.В. представить в бухгалтерию авансовый отчет не позднее 3 ноября 2019 года.

3. Выдать коммерческому директору Горохову Н.А. в подотчет наличные денежные средства в размере 37500 рублей на командировочные расходы. Горохову Н.А. предоставить в бухгалтерию авансовый отчет не позднее трех рабочих дней со дня выхода на работу после командировки.

4. Бухгалтеру-кассиру Петровой Е.В.

– выдать денежные средства работникам в течение 2 рабочих дней с даты подписания настоящего приказа;

– осуществить контроль за своевременным предоставлением авансовых отчетов;

– проверить авансовые отчеты в течение 3 рабочих дней с даты их предоставления.

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возлагаю на главного бухгалтера Кремецкову И.Н.

Генеральный директор ______________/ Бугров А.П.

С приказом ознакомлен:

______________/ Попов В.А.

______________/ Лаврова А.В.

______________/ Горохов Н.А.

______________/ Петрова Е.В.

______________/ Кремецкова И.Н.

Что удобнее — приказ или заявление? Это зависит от вашей компании. Если средства выдаются эпизодически, проще оформлять выдачу заявлением работника. Если суммы в подотчет выдаются постоянно и большому количеству работников, удобнее издавать приказы сразу на нескольких работников, а не требовать от каждого письменных обращений и многочисленных согласований с руководством.

Что делать с должниками?

Казалось бы, отмена запрета на получение аванса не отчитавшимся работникам упрощает жизнь компаниям. Когда нужно выдать в небольшие промежутки времени (например, на следующий день) несколько сумм в подотчет одному и тому же сотруднику, который объективно не успел потратить деньги и отчитаться по ним, это послабление от Центробанка окажется весьма кстати.

Но суммы подотчетных средств, выдача и отчет по которым осуществлялись излишне свободно, вызывают ненужный интерес со стороны налоговиков. Поэтому для поддержания финансовой дисциплины рекомендуем установить перечень лиц и лимиты задолженности, при которых разрешено получить новый аванс.

Обновленные правила отчета по расходам

Из Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У следует, что работники обязаны отчитываться по израсходованным суммам в течение трех дней со дня истечения срока, на который выданы деньги.

К заполненному авансовому отчету обязательно прикладываются чеки, подтверждающие расходы. С 01.07.2019 требования к их реквизитам обновились, и бухгалтеры обязаны учитывать эти поправки, чтобы на законном основании учитывать затраты при налогообложении прибыли.

На что надо обратить внимание:

• бланк строгой отчетности (БСО) на бумаге практически никто не выдает, а ИП и организации, оказывающие услуги по ремонту, мойке транспорта, перевозке обязаны выдавать клиентам чеки либо электронные бланки строгой отчетности;
• в чеках для юрлица или индивидуального предпринимателя обязательно уточняют наименование и ИНН покупателя, сумму акциза, страну-производителя товара, номер таможенной декларации;
• в чеках присутствует разбивка по приобретенным товарам и услугам. Такое правило формирования чеков действует в отношении почти всех продавцов, за исключением ИП на патенте или УСН. Но в таком случае работник подробно расписывает, на что потратил подотчетные деньги;
• расходы, чеки по которым прислали в электронном формате, работник вправе распечатать. Исключение – электронный посадочный талон при авиаперелетах. Его следует распечатать и проставить на нем отметку о досмотре, чтобы бухгалтер принял бумагу, как подтверждение расхода (см. Письмо ФНС России от 11.04.2019 N СД-3-3/3409@).

Источник