Выдача денег под отчет: оформление, образец заявления для сотрудников и директора
Выдача наличных работникам хозяйствующего субъекта осуществляется с разрешения их руководителей. Для его получения сотрудники должны на имя директора подать в письменном виде просьбу о выплате денежных средств. Это могут быть разработанные в виде шаблона или составленные в свободной форме заявления или служебные записки.
Нужно ли писать заявление?
Порядок ведения операций по кассе определяет обязательность подобного документа для выдачи денег в подотчет с целью осуществления расхода при выполнении деятельности. Заявление необходимо составлять каждому работнику при каждой выплате.
Это правило распространяется также и на руководителя компании. Во многих организациях, в том числе малого бизнеса, именно директор является основным подотчетным лицом.
Со вступлением в силу нового Порядка деньги можно выдавать подрядчику, привлеченному по гражданскому договору. Он также в письменной форме должен отразить просьбу о выдаче средств.
Основное значение данного документа состоит в том, что в нем подробно указывается на какие цели и срок будут выделяться деньги. Директором на этом бланке делается собственноручная подпись, утверждающая запрошенный срок и сумму.
Именно на основании данного заявления осуществляется оформления расходного кассового ордера (РКО). К тому же, так как на заявлении, приложенном к ордеру уже содержится разрешительная виза руководства, то на расходнике данная подпись может отсутствовать.
Во время сдачи авансового отчета бухгалтер проверяет соответствие фактически произведенных расходов с заявленными. В результате сверки он может найти нецелесообразные расходы, на которые работник не имел право тратить деньги.
Также этот документ определяет когда сотрудник, получивший в подотчет суммы, должен отчитаться по ним.
Образец составления заявления на выдачу подотчетных денег
Не существует стандартизированной формы для заявления на выдачу денежных средств подотчет.
Каждая компания может разработать его самостоятельно, однако, документ должен содержать 4 обязательных реквизита:
- Сумму;
- Срок на который она берется;
- Наличие или отсутствие задолженности;
- Подпись руководителя.
Образец заявления для сотрудников
При составлении заявления на выдачу подотчет рядовым сотрудником, в верхнем правом углу нужно указать кому направляется документ — должность, Ф.И.О, и название компании, а затем от кого — должность и Ф.И.О. сотрудника.
Генеральному директору
[Наименование организации]
[Ф.И.О. руководителя]
От [Ф.И.О. и должность работника]
Вх. №___ от [число, месяц, год]
Заявление о выдаче денег под отчет
Прошу выдать мне под отчет наличные денежные средства в размере [сумма цифрами и прописью] рублей на цели [указать цель выдачи подотчетных сумм].
На срок [указать предполагаемую дату отчета].
Выдачу денежных средств прошу произвести наличными / безналичными средствами.
[при выдачи безналичных средств указать банковские реквизиты]
[число, месяц, год]
_____________________ [Ф.И.О. работника]
Решение руководителя:
- Выдать из кассы [сумма цифрами] рублей.
- Денежные средства выдаются до [последний день срока, на который выдаются деньги] включительно.
[число, месяц, год]
Разрешаю: _________________________ [подпись]
Затем посередине страницы идет название – «Заявление о выдаче денег под отчет».
Повествовательная часть начинается со слов «Прошу выдать под отчет наличные денежные средства», после чего указывается их количество — как цифрами, так и прописью, на какие цели, а также точный срок — тоже цифрами и прописью.
После этого сотрудник ставит свою личную подпись и дату написания документа.
Ниже обязательно нужно предусмотреть пустые строки, в которых работник бухгалтерии будет ставить визу о наличии или отсутствии у сотрудника задолженности по ранее полученным суммам. Необходимо помнить, что при наличии задолженности выдача новых денег подотчет запрещена.
Указанные сведения подписывает бухгалтер и ставит текущую дату.
Следующим этапом заявление подписывает директор, который фактически разрешает выдачу денег и утверждает указанный работником срок.
Образец заявления для директора
Руководитель является таким же работником, как и все другие, и тоже обязан писать заявление. Однако его формулировки несколько отличаются.
В [Наименование организации]
от генерального директора
[Ф.И.О.]
Заявление о выдаче денег под отчет
Прошу выдать мне под отчет наличные денежные средства в размере [сумма цифрами и прописью] рублей на цели [указать цель выдачи подотчетных сумм].
На срок [указать предполагаемую дату отчета].
Выдачу денежных средств прошу произвести наличными / безналичными средствами.
[при выдачи безналичных средств указать банковские реквизиты]
[число, месяц, год]
Генеральный директор _____________________ [Ф.И.О.]
[число, месяц, год]
Бухгалтер: _________________________ [Ф.И.О.]
Так, в верхнем правом углу указывается название компании, в которую направляется документ, а также должность и фамилия руководителя.
После этого руководитель ставит свою подпись и текущую дату. Она также является разрешающей, таким образом нет необходимости руководителю повторно подписывать документ в самом конце.
Завершает заявление отметка бухгалтера об отсутствии или наличии задолженности по ранее полученному подотчету.
Наличными или на карту?
Подотчетные деньги можно получить не только наличными, но и на банковскую карту. В таком случае в повествовательной части заявления фраза «наличными деньгами» меняется на «путем перечисления на банковскую карту», а чуть ниже указываются ее полные реквизиты. Все остальные пункты документа не изменяются.
