Новое на сайте

Тайм-менеджмент: 20 важных уроков, которые необходимо знать

Тайм-менеджмент: 20 важных уроков, которые необходимо знать

Поделиться

Если Вам кажется, что Вы много работаете, это еще не говорит о Вашем умении правильно распоряжаться своим временем.

Возможно, большую часть рабочего времени Вы тратите на малозначимые задачи, и Вы могли бы достигать таких же результатов, затрачивая гораздо меньше сил и времени.

Чтобы с умом управлять своим временем, уделите некоторое время, чтобы узнать хотя бы основы тайм-менеджмента.

Вот 20 уроков по тайм-менеджменту, которые следует знать каждому:

1. Время есть всегда. Главное – приоритеты!

Время никогда не заканчивается. Если Вы не делаете чего-то, это значит, что у этого недостаточно высокий приоритет. Когда дело срочное и важное, Вы всегда найдете на него время.

2. Дни заполняются быстрее, чем Вы думаете

Если Вы не будете планировать задачи, то Ваш день заполнится бесполезной рутиной. Вы даже не успеете заметить, как время уйдет. Поэтому отслеживайте, на что Вы тратите свои дни: убедитесь, что в течение дня Вы хотя бы 4-5 часов реально работаете, а не делаете вид занятости.

3. Используйте пиковые часы или дни

Вы не всегда будете чувствовать себя бодрым и энергичным. Будут плохие дни, когда лучше позволить себе немного передохнуть. Однако будут и такие дни, когда Вы сможете удерживать внимание по 12 часов подряд. Пользуйтесь преимуществами хороших дней и сделайте все возможное, чтобы таких дней было больше.

4. Откажитесь от многозадачности

Мозг расходует энергию, когда переводит фокус с одной задачи на другую. Выходит, когда Вы работаете над несколькими задачами одновременно, Вы впустую тратите энергию на переключение между ними. Вместо этого сосредоточьте все свое внимание на чем-нибудь одном. По завершении одного переходите к следующему.

5. Ограничьте время

Работа всегда заполняет все отведенное для нее время. Если Вы хотите быть продуктивнее, ограничивайте время на выполнение конкретных задач.

6. Начните с простого, чтобы включиться в рабочий процесс

План на день в 8 утра может показаться пугающим. Попробуйте сделать небольшой шаг, чтобы приступить к работе. Например, Вы можете проверить электронную почту или навести порядок на рабочем месте. Только не тратьте на это больше 15 минут.

7. Не ждите идеального результата

Хороший план, выполненный сегодня, лучше идеального плана, выполненного на следующей неделе. Приступите к работе. В процессе Вы сможете откорректировать некоторые неудачные моменты.

8. Большое количество рабочих часов не отражает продуктивность

Не обманывайте себя. Если Вы сидите за своим столом, это еще не значит, что Вы делаете что-то продуктивное. Сделайте все возможное, чтобы закончить работу в установленный срок – не засиживайтесь допоздна.

9. Перестаньте слишком много думать

Проведите мозговой штурм, запишите идеи, составьте план их реализации и приступайте к работе. Если Вы постоянно останавливаетесь, чтобы что-то переосмыслить, Вы замедляете себя. Порой лучше допустить незначительную ошибку и исправить ее, чем потратить уйму времени, чтобы предотвратить ее.

10. Важные встречи организуйте в начале дня

Когда у Вас важная встреча запланирована на вторую половину дня, Вы постоянно удерживаете эту мысль в голове. И это отвлекает Вас от работы. Вместо этого назначайте встречи с важными людьми в начале дня, чтобы Вы могли оставшееся время работать, ни о чем не беспокоясь.

11. Запланируйте отдельное время для общения и совещаний

Вы снизите уровень концентрации, если на протяжении всего дня будете контактировать с людьми по любым вопросам. Отведите отдельное время, когда Вы будете обсуждать с коллегами рабочие вопросы.

12. Работайте периодами

Чередуйте время интенсивной работы с полноценным отдыхом. Например, 25 минут – работа, 5 минут – отдых. Так Вы повысите свою продуктивность и при этом будете больше отдыхать, что положительно отразится на способности концентрироваться.

13. Разбивайте большие цели на маленькие

Разбейте задачу на блоки, которые Вы сможете контролировать. Особенно это важно для долгосрочных целей. Без разбиения Вы не сможете отслеживать свой прогресс. Определите этапы, которых Вы сможете достигать каждую неделю или каждый месяц.

14. Нет двух задач одинаковой важности

Расставляйте приоритеты в списке дел. Так Вы сможете оставаться сфокусированным на самом важном.

15. Вы всегда должны знать, что нужно сделать в течение дня

Список дел может быть очень длинным, но Вам нужно определить, выполнение каких задач позволит Вам сказать, что день прошел не зря. Обозначьте 3-5 задач с наивысшим приоритетом, сосредоточьте на них всю свою энергию, чтобы выполнить их как можно скорее.

16. Делегируйте и научитесь использовать способности других людей

Не бойтесь делегировать задачи тому, кто сможет справиться с ними не хуже, чем Вы сами. Прибегайте к помощи других людей, когда Вам нужно выполнить что-то, что находится вне Вашей компетенции: это будет гораздо эффективнее, чем пытаться самому разобраться в вопросе.

17. Сосредоточьтесь на сегодняшнем и завтрашнем днях

Не отвлекайтесь на размышления о далеком прошлом и будущем. Конечно, разбирать ошибки прошлого и планировать будущее очень важно, но большую часть времени Вы все-таки должны быть сосредоточены на том, что происходит здесь и сейчас. Анализируйте вечером прошедший день, чтобы найти способ сделать завтрашний более продуктивным.

18. Для всего устанавливайте крайние сроки

В Вашем списке дел не должно быть задач без крайнего срока. Если у задачи нет крайнего срока, то она, видимо, не так важна. Установите срок или исключите задачу из списка.

19. Делайте заметки

Не надейтесь, что Ваша память Вас не подведет. Если в течение дня Вам в голову пришла хорошая идея, запишите ее.

20. Избавляйтесь от отвлекающих мыслей

Бывает, что во время работы посещают какие-то отстраненные мысли. Например, Вы внезапно вспомнили, что должны были что-то посмотреть, найти, сделать. Не позволяйте этим мыслям отвлекать Вас – запишите их куда-нибудь и забудьте до завершения работы.

Автор: Сергей Краковский

Источник: profitworks.com.ua



Поделиться