Как правильно организовать рабочее место в офисе: полезные советы
Для того, чтобы максимально сосредоточиться на работе, в первую очередь следует избавиться от раздражающих факторов, которые мешают выполнять работу наиболее эффективно. Раздражающие и мешающие факторы постоянно отвлекают от рабочего процесса, не позволяют должным образом сосредоточиться на выполнении поставленной работы.
Таким образом происходит задержка сроков выполнения работы, потеря ее качества, что приводит к корректировке дальнейших планов. Чтобы избавиться от таких проблем, нужно создать для себя идеальное рабочее пространство, которое позволит не только сохранить, но и улучшить эффективность в работе.
Разумеется, организация своего собственного рабочего пространства, особенно в офисе, не так сложна, как может показаться с первого взгляда, для начала достаточно просто в течении для записывать все мешающие продуктивной работе факторы. Такими факторами могут быть любые отвлекающие от работы незначительные мелочи, к примеру: фоновая музыка, регулировка кресла, расположение стола, регулировка монитора компьютера, настройка программ, наведение порядка на столе и т.д.
Устранение таких помех в работе, значительно освободят часть рабочего времени, которое можно использовать для улучшения всего рабочего процесса. Тем более, устранение помех и раздражителей, отлично поможет сохранить свои силы и энергию, требующиеся для выполнения работы. Рассмотрим более подробнее распространенные практические советы, которые помогут правильно организовать рабочее место в офисе.
Совет № 1. Порядок на рабочем столе в офисе или в личном кабинете
Порядок на рабочем столе или в личном кабинете, позволит сконцентрировать все внимание на поставленной работе и особо важных делах. Поэтому, с рабочего стола необходимо убрать все лишнее, мешающее или отвлекающее от работы.
Также разобрать и отсортировать все документы, которые лежат на рабочем столе. Далее нужно избавиться от различных ненужных записей или различных черновиков, которые будут не только отвлекать от работы, но и постоянно служить помехой ее выполнения.
После этого необходимо провести влажную уборку и постоянно поддерживать порядок и чистоту своего рабочего места. Помните, что на рабочем столе в офисе или в личном кабинете должен быть идеальный порядок и не должно быть раздражающих и мешающих факторов.
Совет № 2. Раскладываем канцелярские принадлежности
Перед тем как раскладывать канцелярские принадлежности, сначала необходимо проверить их на работоспособность, избавиться от не пишущих ручек, сломанных карандашей, неработающих степлеров, тупых ножниц, сломанных дыроколов и т.д.
Все канцелярские принадлежности необходимо разложить по определенным местам, какими пользуетесь очень часто – оставить на рабочем столе, какими пользуетесь редко – поместить в определенный ящик рабочего стола.
Совет № 3. Правильно подбираем освещение
Для продуктивной работы в офисе очень важно правильно подобрать подходящее освещение. Рабочий стол лучше установить так, чтобы свет падал слева, для левшей, соответственно, справа. Обязательно настройте яркость монитора компьютера или яркость дисплея ноутбука – это поможет сохранить продуктивность в работе, а также избежать переутомления и избавиться от возможной усталости. Также, для того, чтобы увеличить продуктивность работы, а также избежать чрезмерного напряжения глаз нужно еще правильно отрегулировать уровень наклона монитора.
Совет № 4. Подбираем правильный стул или кресло
Эффективность выполнения работы в офисе зависит не только от правильной обстановки, но и от удобства и комфорта. Правильно подобранный стул или кресло позволит снять напряжение с позвоночника и также избавит от усталости. Офисная работа всегда предполагает постоянное нахождение на рабочем месте, поэтому к выбору кресла или стула нужно подходить серьезно.
Совет № 5. Правильно располагаем корзину для мусора
Для того, чтобы не захламлять рабочий стол ненужными бумагами и не работающими канцелярскими принадлежностями, нужно правильно расположить корзину для мусора. Она должна располагаться так, чтобы можно было ей воспользоваться, не вставая со стула или с кресла. Такая расстановка позволит сохранять и поддерживать порядок не только на рабочем столе, но и на рабочем месте в офисе.
Совет № 6. Организуем систему хранения документов
При работе с большим объемом документов необходимо продумать и организовать собственную систему хранения, которая будет максимально удобной. Для удобства работы с документами, лучше использовать сортировку. К примеру, документы можно сортировать по датам, по проектам, по поставщикам, по покупателям или по контрагентам.
Документы, которые используются очень редко, можно отложить и хранить в отдельной папке. При ведении электронного документооборота, также рекомендуется соблюдать сортировку и хронологию. Название файлов должно быть понятным, чтобы можно было их найти, не затрачивая при этом много времени.
Совет № 7. Ведем запись важных дел
Ведение записи важных дел или поставленных задач, позволит контролировать их выполнение. Таким образом в конце рабочего дня не останется незавершенных задач, распланированных на весь рабочий день. Запись важных дел или поставленных задач можно вести в электронном виде или использовать блокнот и ручку. Эти действия помогут наиболее эффективно контролировать рабочий процесс, так как все наиболее важные задачи всегда будут перед глазами.
В заключении статьи стоит добавить следующее. Данные советы помогут отлично подготовить и правильно организовать рабочее место в офисе, которое поможет сохранить эффективность работы.
Источник: proprofits.ru
