Как отразить в бухгалтерском учете обеспечение заявок на участие в закупках?
Из статьи Вы узнаете:
- Что нужно знать бухгалтеру об обеспечении заявок на участие в конкурсах и аукционах.
- Как отразить в бухгалтерском учете операции, связанные с обеспечением заявки в зависимости от способа предоставления такого обеспечения.
- Какие законодательные и нормативные акты регулируют вопросы предоставления и учета обеспечения заявки на участие в закупке.
- Ответы на часто задаваемые вопросы по специальным счетам для обеспечения заявок.
Многим поставщикам товаров, работ, услуг не обойтись в своей хозяйственной деятельности без участия в закупочных процедурах (электронных аукционах, запросах котировок, конкурсах и т.д.).
Во-первых, участие в закупках является необходимым условием заключения договоров с определенными категориями покупателей, например, с государственными и муниципальными учреждениями, госкорпорациями, субъектами естественных монополий.
А во-вторых, участие в закупках позволяет расширить рынок сбыта, привлекая новых клиентов, нарастить масштабы деятельности, заключая договоры с крупными клиентами, и, наконец, улучшить свою репутацию как надежного поставщика. Непосредственно участием в закупочных процедурах, как правило, занимается отдельный специалист, а вот задачей бухгалтера является отражение в учете всех операций, связанных с участием в закупках.
В этой статье предлагаю разобраться, как отразить в бухгалтерском учете обеспечение заявок на участие в закупках – с чего, собственно, и начинается «бухгалтерская» составляющая закупочной деятельности.
Что такое обеспечение заявки на участие в закупке
Для того чтобы корректно отразить в учете операции, связанные с обеспечением заявок, бухгалтеру необходимо иметь хотя бы общее представление об этом виде обеспечения: для каких целей, какими способами и на каких условиях оно предоставляется.
Подробно все изложено в законе № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (ст. 44).
Обратите внимание: предоставление обеспечения заявки – это не расход, а всего лишь «замораживание» денежных средств на определенное время. В большинстве случаев, средства, перечисленные в обеспечение заявки, возвращаются участнику.
Как правило, бухгалтер получает от специалиста по закупкам готовую информацию: по каким реквизитам и в каком размере перечислить денежные средства в качестве обеспечения. Но просто отправить платеж по указанным реквизитам – это лишь небольшая составляющая бухгалтерской работы, все самое интересное впереди: как отразить обеспечение заявки на участие в закупке в бухгалтерском учете?
Давайте разбираться.
Обеспечение заявки на участие в электронном аукционе
Для участия в электронных аукционах участники перечисляют денежные средства на свой лицевой счет, открытый у оператора электронной площадки. Средства на этом лицевом счете являются собственностью организации, она сохраняет за собой право распоряжаться ими по своему усмотрению и вывести на свой расчетный счет в любой момент.
Однако при подаче заявки на участие в электронном аукционе, организация автоматически дает распоряжение оператору площадки заблокировать часть денежных средств, хранящихся на лицевом счете, в размере обеспечения заявки.
При недостаточности средств на лицевом счете площадка просто не даст возможность подать заявку, поэтому многие организации предпочитают хранить на своих лицевых счетах суммы «с запасом», чтобы не перечислять отдельно под каждую процедуру.
Средства организации на лицевом счете электронной торговой площадки учитываются на счете 55 «Специальные счета в банках» согласно Инструкции по применению плана счетов. К счету 55 могут быть открыты субсчета для отражения свободных средств и заблокированных.
Кроме того, целесообразно открыть субсчета для каждой площадки (Росэлторг, Сбербанк-АСТ, РТС и т.д.), поскольку на каждой электронной площадке открывается свой лицевой счет.
Обратите внимание: денежные средства, заблокированные на лицевом счете в размере обеспечения заявки на участие в аукционе, должны учитываться на забалансовом счете 009 «Обеспечения обязательств и платежей выданные» отдельно по каждому обеспечению.
Бухгалтерские проводки по учету обеспечения заявки на участие в электронном аукционе:
Дебет
Кредит
Дата операции
Содержание
55 — св / Электронная площадка
51
Дата списания денежных средств с расчетного счета
Перечислены денежные средства оператору электронной площадки NNN для пополнения лицевого счета
55 – блок / Электронная площадка
55 — св / Электронная площадка
Дата подачи заявки на участие в электронном аукционе
Денежные средства на лицевом счете заблокированы оператором электронной площадки в размере обеспечения заявки на участие в электронном аукционе (Заказчик ХХХ)
009 / Заказчик
Дата подачи заявки на участие в электронном аукционе
Отражена сумма выданного обеспечения заявки
55 — св / Электронная площадка
55 – блок / Электронная площадка
Дата разблокирования денежных средств (п. 6 ст. 44 Закона № 44-ФЗ)
Оператором электронной площадки произведено разблокирование денежных средств на лицевом счете
009 / Заказчик
Дата разблокирования денежных средств
Списана сумма обеспечения
51
55 — св / Электронная площадка
Дата поступления средств на расчетный счет
Выведены средства с лицевого счета, открытого оператором электронной площадки, на расчетный счет по заявке организации
При участии в электронных аукционах по госзаказу площадки не взимают плату за свои услуги. А вот участие в закупочных процедурах по коммерческому заказу, как правило, платное, в соответствии с тарифами электронной площадки. Чаще всего площадки берут плату за свои услуги с победителя аукциона.
То есть при заключении контракта с заказчиком на лицевой счет поставщика поступает не вся сумма, заблокированная в счет обеспечения заявки, а за вычетом комиссии оператора электронной площадки:
Дебет
Кредит
Дата операции
Содержание
60
55 — блок / Электронная площадка
Дата заключения контракта с заказчиком
Удержана сумма вознаграждения за услуги электронной площадки
91-2
60
Дата признания расходов на услуги электронной площадки в бухгалтерском учете
Отражены в бухгалтерском учете расходы на услуги электронной торговой площадки
! Обратите внимание: для отражения в бухгалтерском учете расходов на услуги оператора электронной площадки, сумма таких расходов должна быть документально подтверждена. Чаще всего площадки предоставляют подтверждающие документы в электронном виде. Такие электронные документы могут быть приняты к бухгалтерскому учету только, если они заверены электронной цифровой подписью (п. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
В некоторых случаях, например, если победитель аукциона уклонился от заключения контракта с заказчиком (п. 13 ст. 44 Закона № 44-ФЗ), денежные средства, заблокированные в качестве обеспечения заявки, ему не возвращается, а перечисляются на счет заказчика.
При этом сумма обеспечения заявки списывается на прочие расходы:
Дебет
Кредит
Дата операции
Содержание
91-2
55 — блок / Электронная площадка
Дата признания победителя аукциона уклонившимся от заключения контракта
Денежные средства, заблокированные в размере обеспечения заявки на участие в электронном аукционе, удержаны оператором площадки и перечислены заказчику
Обеспечение заявки перечисляется на счет заказчика
При проведении конкурсов и закрытых аукционов обеспечение заявки на участие в закупке может перечисляться на специальный счет заказчика, по реквизитам, указанным в извещении.
В этом случае денежные средства, перечисленные в качестве обеспечения заявки, отражаются в бухгалтерском учете на счете 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» в составе дебиторской задолженности до их возврата на расчетный счет участника закупки.
Кроме того, выданное обеспечение отражается на забалансовом счете:
Дебет
Кредит
Дата операции
Содержание
76 / Заказчик
51
Дата списания денежных средств с расчетного счета
Перечислены денежные средства заказчику в качестве обеспечения заявки
009 / Заказчик
Дата списания денежных средств с расчетного счета
Отражена сумма выданного обеспечения заявки
51
76 / Заказчик
Дата поступления денежных средств на расчетный счет
Заказчиком возвращена сумма обеспечения заявки
009 / Заказчик
Дата поступления денежных средств на расчетный счет
Списана сумма обеспечения
В случае если участник признан победителем закупочной процедуры, но уклонился от заключения контракта, сумма обеспечения заявки ему не возвращается, а остается на счете заказчика.
Дебет
Кредит
Дата операции
Содержание
91-2
76 / Заказчик
Дата признания победителя закупки уклонившимся от заключения контракта
Списана на прочие расходы сумма, перечисленная в качестве обеспечения заявки
Основанием такого списания должно служить решение контролирующего органа в сфере закупок, например ФАС, о признании победителя закупки уклонившимся от заключения контракта с поставщиком.
В качестве обеспечения заявки предоставляется банковская гарантия
При нежелании или невозможности использовать собственные денежные средства для обеспечения заявки, участник конкурса или закрытого аукциона может воспользоваться банковской гарантией.
По условиям банковской гарантии банк принимает на себя обязательство по обеспечению заявки участника (ст. 368 ГК РФ). В случае если участник будет признан уклонившимся от заключения контракта, банк по требованию заказчика перечислит последнему сумму обеспечения заявки.
Естественно, услуги банка по предоставлению банковской гарантии являются платными для участника закупки и отражаются в бухгалтерском учете в составе прочих расходов на счете 91-2.
Дебет
Кредит
Дата операции
Содержание
91-2
76 / Банк
Дата предоставления банковской гарантии
Отражена сумма комиссии банка за предоставление банковской гарантии
76 / Банк
51
Дата списания денежных средств в оплату комиссии банка
Погашена задолженность за услуги банка по выдаче банковской гарантии
Как говорилось ранее, могут возникнуть случаи, когда обеспечение заявки не возвращается участнику закупки, а остается у заказчика. Если обеспечение заявки было выдано под банковскую гарантию, то требование перечислить сумму обеспечения заявки заказчик предъявит банку.
При этом у участника закупки возникнет кредиторская задолженность перед банком на сумму обеспечения заявки.
В этом случае бухгалтерские записи будут следующие:
Дебет
Кредит
Дата операции
Содержание
91-2
76 / Заказчик
Дата признания победителя закупки уклонившимся от заключения контракта
Отражена задолженность перед заказчиком по выплате обеспечения заявки
76 / Заказчик
76 / Банк
Дата признания победителя закупки уклонившимся от заключения контракта
Задолженность перед заказчиком погашена банковской гарантией
76 / Банк
51
Дата списания денежных средств с расчетного счета
Погашена задолженность перед банком на сумму обеспечения заявки
! Обратите внимание: банковская гарантия, выданная в качестве обеспечения участия в закупке должна соответствовать требованиям, установленным ст. 45 Закона № 44-ФЗ. Банк, предоставивший гарантию, должен входить в утвержденный перечень, с которым можно ознакомиться на сайте Минфина РФ.
Итак, мы рассмотрели порядок отражения в бухгалтерском учете операций, связанных с обеспечением заявки на участие в конкурсах и аукционах.
Как Вы могли убедиться, учетные записи напрямую зависят от последовательности событий закупочной процедуры: в какой стадии находится заявка (подана, отозвана, отклонена и т.д.), каков итог процедуры определения поставщика (победили, проиграли, заключен ли контракт).
В связи с этим бухгалтеру важно грамотно выстроить взаимодействие со специалистом по закупкам, чтобы быть в курсе значимых событий закупки. Все остальное – «дело техники».
Ответы на часто задаваемые вопросы по специальным счетам для обеспечения заявок
В связи с изменением с 1 октября 2018 года механизма обеспечения заявок на участие в закупках у участников закупок и заказчиков возникает множество вопросов, связанных с открытием и использованием специальных счетов в банках.
В этом разделе мы собрали наиболее часто задаваемые вопросы.
Что такое специальный счет?
Согласно Федеральному закону № 44-ФЗ под специальным счетом понимается расчетный счет в банке, открываемый участником закупки специально для внесения обеспечения заявок.
Какими нормативными актами регулируется использование специального счета?
- Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (ст. 44);
- Постановлением Правительства РФ от 30.05.2018 № 626 «О требованиях к договору специального счета…»;
- Распоряжением Правительства РФ от 13.07.2018 № 1451-р (Перечень банков, на специальные счета которых вносятся предназначенные для обеспечения заявок денежные средства).
Для чего введены специальные счета?
Участнику закупки теперь не нужно зачислять денежные средства на разные лицевые счета на нескольких электронных площадках, а достаточно иметь один счет в банке.
Обеспечение заявки хранится в банке и блокируется на специальном счете путем взаимодействия банка, в котором открыт такой счет, со всеми электронными площадками.
Для участия в каких закупках обязательно наличие специального счета?
- Для участия в электронных процедурах, проводимых в соответствии с Федеральным законом № 44-ФЗ, извещения о которых размещены в ЕИС с 1 октября 2018 года;
- Для участия в конкурентных закупках, участниками которых могут быть только субъекты малого и среднего предпринимательства (субъекты МСП), проводимых в соответствии с Федеральным законом № 223-ФЗ, извещения о которых размещены в ЕИС с 1 октября 2018 года.
При этом если в извещении о закупке обеспечение заявки не установлено, участвовать в такой закупке можно, не имея специального счета. В частности, обеспечение не устанавливается при закупке путем запроса котировок по Федеральному закону № 44-ФЗ, а также может отсутствовать в ряде других закупок в зависимости от способа закупки и начальной цены контракта.
Также для участия в закупках по Федеральному закону № 44-ФЗ специальный счет не нужен казенным учреждениям, т.к. они освобождены от внесения обеспечения заявок.
Для участия в каких закупках специальный счет не нужен?
На Национальной электронной площадке прежний порядок внесения обеспечения заявок (на счет оператора электронной площадки) сохраняется для следующих видов электронных процедур:
- для участия в электронных процедурах, проводимых в соответствии с Федеральным законом № 44-ФЗ, извещения о которых размещены в ЕИС до 30 сентября 2018 года включительно;
- для участия в конкурентных закупках, проводимых в соответствии с Федеральным законом № 223-ФЗ, за исключением закупок, участниками которых могут быть только субъекты МСП;
- для закупок, проводимых в соответствии с Постановлением Правительства от 01.07.2016 № 615 (по капитальному ремонту многоквартирных домов).
Специальный счет можно использовать на любой электронной площадке?
Нет, специальные счета применяются на электронных площадках, прошедших процедуру отбора. Перечень таких площадок утвержден Распоряжением Правительства РФ от 12 июля 2018 г. № 1447-р и включает восемь электронных площадок по Федеральному закону № 44-ФЗ (в том числе Национальную электронную площадку) и одну специализированную электронную площадку для гособоронзаказа.
Можно ли открыть специальный счет, а затем пройти аккредитацию на электронной площадке?
Нет, сначала необходимо пройти аккредитацию на любой электронной площадке, включенной в перечень, утвержденный Распоряжением Правительства РФ от 12.07.2018 № 1447-р. При открытии специального счета банк проверяет, есть ли у участника такая аккредитация.
Что нужно предоставить банку, чтобы подтвердить наличие аккредитации на электронной площадке?
Предоставлять такое подтверждение не требуется. Банк проверит наличие аккредитации самостоятельно, в автоматическом режиме.
Как пройти аккредитацию на вновь отобранной электронной площадке?
Участники закупок проходят аккредитацию в прежнем порядке – на каждой электронной площадке отдельно.
С 1 января 2019 года запущен Единого реестра участников закупок в ЕИС, и участник проходит регистрацию в ЕИС, после чего он автоматически аккредитован на всех электронных площадках, включенных в перечень.
В каком банке можно открыть специальный счет?
В любом из банков, который включен в перечень, утвержденный Распоряжением Правительства РФ от 13.07.2018 № 1451-р.
Как открыть специальный счет?
Специальный счет открывается так же как обычный расчетный счет в банке. Необходимо обратиться в банк и представить установленный банком комплект документов.
Можно ли в качестве специального счета использовать имеющийся банковский счет?
Да, можно. Для этого необходимо обратиться в банк для заключения соответствующего дополнительного соглашения к договору банковского счета.
Можно ли открыть несколько специальных счетов?
Да, можно открыть несколько специальных счетов как в одном банке, так и в нескольких банках. Можно наоборот использовать один специальный счет для всех электронных площадок.
Взимается ли плата (комиссия) за открытие и ведение специального счета?
Банки имеют право устанавливать плату за открытие и ведение специального счета. В частности, банк может взимать комиссию за операции по специальному счету (например, за блокирование средств).
При зачислении средств на счет рекомендуем внимательно ознакомиться с тарифами Вашего банка, чтобы средств было достаточно для обеспечения заявки и оплаты банковской комиссии.
Начисляются ли проценты за период нахождения денежных средств на специальном счете?
Обязательным условием договора между участником закупки и банком являются положения об уплате процентов за пользование денежными средствами, находящимися на специальном счете, в том числе в период их блокирования, и об определении размера таких процентов.
Могут ли денежные средства на специальном счете использоваться для целей обеспечения заявки третьего лица?
Нет, не могут.
Как сообщить электронной площадке реквизиты моего специального счета?
Сообщать реквизиты электронной площадке не требуется. После открытия специального счета банк автоматически направит его реквизиты на все электронные площадки, включенные в перечень.
В какие сроки нужно зачислять на специальный счет денежные средства для участия в закупке?
Нужно обеспечить наличие средств на счете до момента окончания срока подачи заявок. Денежные средства блокируются не в момент подачи заявки на участие в закупке, а в момент окончания срока подачи заявок.
При зачислении средств рекомендуем учитывать сроки проведения банковских операций, зачислять средства заблаговременно, в противном случае заявка будет отклонена.
Также рекомендуем внимательно ознакомиться с тарифами Вашего банка, чтобы средств было достаточно для обеспечения заявки и оплаты банковских комиссий (если они установлены тарифами банка).
Если у меня несколько специальных счетов, на каком из них будут блокироваться средства?
При подаче заявки на участие в закупке на Национальной электронной площадке предоставляется возможность выбрать один из специальных счетов, открытых участником закупки.
Какие операции будут выполняться банком на специальном счете?
- блокирование средств;
- прекращение блокирования средств;
- перечисление средств заказчику и в бюджет;
- перечисление средств оператору электронной площадки в качестве платы, взимаемой с лица, с которым заключается контракт.
Основания и сроки проведения операций установлены Федеральным законом № 44-ФЗ.
В период подачи заявок участнику закупки необходимо заблаговременно зачислить средства на специальный счет. К моменту окончания срока подачи заявок на специальном счете должны находиться незаблокированные средства в размере обеспечения заявки. Блокирование средств производится в момент окончания срока подачи заявок.
Будут ли списываться средства со специального счета?
Со специального счета победителя закупки будет удерживаться плата в пользу оператора электронной площадки. Плата взимается с лица, с которым заключается контракт по результатам электронной процедуры.
Порядок взимания и предельные размеры такой платы установлены Постановлением Правительства РФ от 10.05.2018 № 564.
Оператором Национальной электронной площадки утверждены тарифы для секции 44-ФЗ и 223-ФЗ.
Также в случаях, предусмотренных законом (уклонение участника от заключения контракта, «тройное несоответствие» заявок), со специального счета могут быть удержаны средства в размере обеспечения заявки в пользу заказчика или в бюджет.
Кроме того, банк может списывать комиссию за открытие и ведение счета, за проведение операций по счету в соответствии с тарифами банка.
Взимается ли плата в пользу оператора электронной площадки с лица, уклонившегося от заключения контракта?
Да, взимается.
Взимается ли плата в пользу оператора электронной площадки с лица, занявшего второе и последующие места (в случае заключения с ним контракта)?
Нет, не взимается.
Взимается ли плата в пользу оператора электронной площадки, если в извещении о закупке не было установлено обеспечение заявки?
Да, взимается. В случае, если обеспечение заявки не установлено, участник закупки при подаче заявки на Национальной электронной площадке вправе выразить согласие на списание средств в качестве платы со специального счета такого участника. Средства будут списаны с указанного участником специального счета.
Оператор Национальной электронной площадки направляет требование об уплате денежных средств и счет на оплату напрямую участнику в следующих случаях:
- если у участника нет специального счета;
- если обеспечение заявки не установлено, и участник не выразил согласие на списание средств в качестве платы со специального счета;
- если на специальном счете недостаточно свободных средств для взимания платы.
В какой момент оператором электронной площадки взимается плата с победителя?
Плата взимается после подписания заказчиком контракта с победителем или после публикации заказчиком протокола о признании победителя уклонившимся от заключения контракта.
Как получить закрывающие документы после взимания платы?
Акт и счет-фактура будут направляться оператором электронной площадки в электронном виде средствами электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной подписи.
