Как можно заменить отпуск денежной компенсацией: документы и расчеты

23 мая 2023, 14:01

Вопросы, рассмотренные в материале:

Когда можно заменить отпуск денежной компенсацией
Как заменить отпуск денежной компенсацией не при увольнении
Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении сотрудника

У каждого трудящегося гражданина рано или поздно возникает вопрос: можно ли заменить отпуск денежной компенсацией? Законом такая замена не запрещена. Однако существует ряд нюансов.

Порой руководитель вынужден отказать сотруднику в предоставлении денежной компенсации, а иногда замена производится без заявления работника. Как заменить отпуск денежной компенсацией – тема нашей сегодняшней статьи.

Когда можно заменить отпуск денежной компенсацией

Замена ежегодного отпуска (далее ЕО) денежной компенсацией производится в отношении той части ЕО, длительность которой превышает 28 календарных дней (далее КД). Так, дополнительный отпуск заменить денежной компенсацией можно.

Если работник не использовал ЕО на протяжении 2 лет, а длительность отпуска составляет 28 КД, произвести замену денежной компенсацией не получится. Регламентирующим положением является требование закона, прописанное в 126 статье Трудового кодекса РФ.

При прекращении трудовых отношений работодатель обязан компенсировать сотруднику дни неиспользованного ЕО, даже в том случае, если его длительность равна 28 дням.

Законодательством запрещено производить замену ЕО денежной компенсацией следующим категориям работников:

женщинам, ожидающим рождения ребенка. Регламентирующим документом является третья часть 126 статьи Трудового кодекса РФ;
работникам, не достигшим восемнадцатилетнего возраста. Регламентирующим документом является третья часть 126 статьи Трудового кодекса РФ;
работникам, чья деятельность связана с выполнением тяжелых и вредных работ. Регламентирующим документом является третья часть 126 статьи Трудового кодекса РФ.

Нельзя заменить ЕО денежной выплатой, если ЕО длится менее 28 КД. Единственным способом получить замену в такой ситуации является увольнение. Если сотрудник не воспользовался своим правом на отдых в текущем году, то он может реализовать это право в следующем рабочем периоде.

Согласно действующему законодательству наниматель имеет право заменить отпуск денежной суммой. Но это не означает, что такая замена является его обязанностью. Решение остается за администрацией компании.

Регламентирующим документом является письмо Министерства труда РФ от 25.04.2002. А также решение Верховного суда Республики Коми № 33-4410/2011 от 15.08.2011, апелляционное решение Волгоградского облсуда от 17.05.2012 по делу № 33-4594/2012.

При прекращении трудовых отношений наниматель обязан рассчитать сотруднику денежную компенсацию, отразив расчет подлежащей выдаче суммы в записке-расчете по форме № Т-61. Компенсационная выплата производится без предоставления работником заявления.

Как заменить отпуск денежной компенсацией не при увольнении

Можно ли заменить часть отпуска денежной компенсацией? Ответ на этот вопрос положительный. Ежегодный оплачиваемый отпуск заменить денежной компенсацией можно, но не в полном объеме, а частично.

Другими словами, заменить деньгами можно те дни ЕО, которые остаются сверх положенного срока в двадцать восемь дней. При совмещении ЕО, а также при переносе отпуска на последующий год, работник имеет право заменить денежной компенсацией части каждого из ЕО сверх положенных законом двадцати восьми дней. Заменить можно и все дни ЕО, превышающие 28 КД, и любое их количество по желанию.

Законом не регламентируется конкретный размер денежной компенсации, которой наниматель может заменить каждый день неиспользованного ЕО, но регламентирует способ начисления выплат.

Расчет осуществляется одинаково и в случае прекращения действия трудового договора, и в случае замены при превышении двадцативосьмидневного срока. За основу берутся данные о среднедневной оплате труда.

Кно = К * ЗПд

где

Кно — сумма компенсации при замене дней ЕО;

К — число дней ЕО, подлежащее замене;

ЗПд — среднедневная зарплата.

Определение величины среднедневного заработка зачастую вызывает затруднения. Расчет производится по следующей формуле:

ЗПд = ЗПначисл / Код,

где

ЗПначисл — суммарные выплаты, полученные трудящимся за указанный период;

Код — число дней, когда сотрудник работал.

При определении числа отработанных дней имеет значение, полный или не полный месяц он отработал.

Расчет в этих случаях осуществляется разными способами:

Если работник отработал все месяцы полностью, то Код определяется как произведение числа отработанных месяцев на среднее число КД в месяце, равное 29,3.
Если месяц был отработан не полностью, то необходимо определить отношение количества отработанных сотрудником дней в этом месяце к общему числу дней месяца. Полученную величину необходимо умножить на 29,3.

Компенсационные денежные выплаты за отпуск – это выплаты, связанные с трудовым взаимодействием фирмы и сотрудника.

Они подлежат обложению налогом на доходы физических лиц. Регламентирующим документом в данном случае является третий пункт (абз. 6 и 7) 422 статьи Налогового кодекса РФ. В нем перечислены исключения из общего правила, по которым НДФЛ можно не платить.

Однако компенсационные денежные выплаты, заменяющие ежегодный отпуск, там не упомянуты.

На величину компенсационной замены за неиспользованные отпускные дни работодатель обязан начислить и страховые взносы. Эта обязанность закреплена в пп. 2 п. 1 422 статьи Налогового кодекса РФ, пп. 2 п. 1 статьи 20.2 Федерального закона № 125. Согласно восьмому пункту 255 статьи Налогового кодекса РФ работодатель может учесть сумму денежной компенсации за ЕО в расходах.

Следует заметить, что сделать это можно только в части тех выплат, которыми были заменены дни отпуска сверх двадцативосьмидневного срока. Указание на это содержится в письмах Министерства финансов РФ от 24.01.2014 № 03-03-07/2516, от 01.11.2013 № 03-03-06/1/46713.

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении

Согласно 127 статье Трудового кодекса РФ, при прекращении трудовых отношений работодатель обязан возместить сотруднику все неиспользованные отпуска. Впервые специалист может уйти в ЕО после того, как отработает в организации полгода.

Несмотря на это при увольнении до истечения положенных шести месяцев работодатель должен компенсировать ему неиспользованный отпуск.

Документами, регулирующими данный вопрос, являются апелляционное решение Ростовского облсуда от 18 мая 2015 г. № 33-7240/2015, апелляционное решение Московского городского суда от 18 июня 2014 г. № 33-16858/14, письма Роструда от 31 октября 2008 г. № 5921-ТЗ и 23 июня 2006 г. № 944-6.

Согласно статье 140 Трудового кодекса РФ, выплата должна быть произведена сотруднику в последний трудовой день. При отсутствии работника на рабочем месте наниматель обязан произвести окончательный денежный расчет с ним не позднее дня, следующего за днем предоставления работником соответствующего заявления.

Ниже приводится алгоритм расчета денежной компенсации при замене ЕО.

Расчет общего числа отпускных дней, исходя из отработанного сотрудником времени.

Правом на полный ЕО могут воспользоваться все работники, трудящиеся в компании полный рабочий год, а также специалисты:

чья деятельность в компании длиться дольше 11 месяцев, включаемых в период, согласно которому определяется право на ЕО;
трудившиеся на предприятии от 5,5 до 11 месяцев, при условии, что они были уволены по одной из следующих причин: организация была ликвидирована или реорганизована, произошло сокращение штата компании или количества имеющихся работ, произошло временное приостановление деятельности компании и т. д. Регулирующим актом является двадцать восьмой пункт «Правил об очередных и дополнительных отпусках», утвержденных Народным комиссариатом труда СССР 30.04.1930 № 169.

В других ситуациях наниматель должен предоставить сотруднику ЕО пропорционально отработанному сроку.

Допустим, что специалисту полагается ЕО длительностью 28 календарных дней. За каждый рабочий месяц ему должно начисляться 2,33 календарных дня отпуска (28/12).

Для расчета числа отпускных дней используют формулу:

О = П / 12 * Кос

где

О – число дней отпуска;

П – продолжительность ЕО;

Кос – число месяцев отпускного стажа.

Определение разницы между числом отпускных дней, полагающихся сотруднику, и количеством использованных им дней ЕО.

Зачастую количество дней ЕО, подлежащих замене на компенсационные денежные выплаты при расторжении трудового договора, получается не целым. Закон не обязует работодателей округлять полученную величину.

Однако пояснение Минздравсоцразвития России № 4334-17 от 7.12.2005 позволяет округлить полученное число в интересах сотрудника. Другими словами, в такой ситуации округление всегда происходит в большую сторону, а не по математическим правилам.

Определение среднедневной заработной платы сотрудника.

Расчет осуществляется по одной из двух формул, приведенных ниже.

Если работник полностью отработал 12 месяцев:

Зср = (Зф : 12 : 29,3) х Ккд,

где

Зср – величина среднего заработка за все дни ЕО;

Зф – фактически выплаченная сумма за расчетный период;

29,3 – это неизменный коэффициент, используемый при определении отпускных выплат. Формируется согласно нормам четвертой части 139 статьи Трудового кодекса РФ;

Ккд – число календарных дней ЕО.

Если сотрудник проработал не весь месяц:

Зср = (Зф : (29,3 х Кпм + Н)) х КД,

где

Зср – величина среднего заработка сотрудника за все дни ЕО;

Зф – фактически выплаченная сумма за расчетный период;

Кпм – число КД в месяце;

Н – количество дней в календарном месяце, в котором были отработаны не все дни;

Ккд – число календарных дней ЕО.

Показатель Н формируется отдельно для каждого неполного месяца, рассчитывается по формуле:

Н = 29,3 : КД x Код,

где

Н – количество дней в календарном месяце, в котором были отработаны не все дни;

Код – число дней, отработанных в этом месяце.

Все величины по показателю Н суммируются, а полученная сумма используется при исчислении среднего заработка сотрудника.

Величина среднедневной оплаты формируется по данным за предыдущие 12 месяцев. Из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время денежные суммы, если:

За сотрудником был сохранен его средний заработок. Кроме перерывов на кормление детей, установленный Трудовым кодексом РФ.
Сотруднику производились выплаты в связи с его временной неспособностью выполнять работу, в том числе и по беременности и родам.
Невыполнение трудовых обязанностей сотрудником происходило из-за простоя работы организации не по вине сотрудника или по причинам, не зависящим от обеих сторон трудовых отношений.
У сотрудника отсутствовала возможность выполнять трудовые функции из-за забастовки при условии, что сам он в ней участия не принимал.
Сотрудник ранее воспользовался своим правом на дополнительные оплачиваемые выходные дни по уходу за детьми с ограниченными возможностями (инвалидами с детства).
Сотрудник ранее освобождался от трудовых функций в соответствии с п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы.
Определение произведения среднедневной оплаты и количества неиспользованных дней отпуска.

Полученное число – это и есть сумма компенсационной денежной замены. Сотрудник имеет право перед прекращением трудовых отношений отгулять оставшиеся дни отпуска, а не заменять их денежной компенсацией.

Для этого ему необходимо написать соответствующее заявление, в котором он выразит свое желание уйти в отпуск с последующим увольнением. Согласно второй части 127 статьи Трудового кодекса РФ, такого права лишены те сотрудники, трудовые отношения с которыми работодатель прервал из-за их виновных действий.

Предварительная консультация бухгалтерской фирмы

В целях проведения своевременных выплат увольняющемуся сотруднику и правильного оформления документов организации принимают последний день отпуска как день прекращения трудовых отношений.

Последний рабочий день, согласно решению Конституционного Суда РФ № 131-О-О от 25.01.2007, – это день, предшествующий первому дню отпуска.

Источник