Денежный документ: понятие, признаки, правила хранения, бухгалтерский учет и проводки
В процессе хозяйственной деятельности практически каждое предприятие сталкивается с использованием денежных документов.
В связи с этим кассовые операции в организации могут быть связаны с оборотом не только наличных денежных средств, но и иных товарно-материальных ценностей.
Согласно утвержденного Плана счетов и инструкции по его применению, приказом №94н от 31.10.2000 г. Министерством финансов РФ определен следующий перечень денежных документов:
- марки для осуществления почтовых отправлений;
- марки гос. пошлины;
- вексельные марки;
- билеты на проезд (авиа-, жд и др.);
- другие денежные документы (путевки, талоны на питание, купоны на топливо и пр.).
Необходимо отметить тот факт, что список документов, которые относятся к денежным является открытым и может быть дополнен в случае необходимости.
Основными признаками денежных документов являются:
- имеют стоимостную оценку;
- относятся к товарно-материальным ценностям организации;
- приобретаются организацией и хранятся в кассе, с соблюдением учета на специально отведенном счете;
- использование денежных документов в хозяйственной деятельности должно быть экономически обоснованно и соответствовать цели организации.
Правила хранения денежных документов
Необходимым условием использования денежных документов в хозяйственной деятельности является обеспечение хранения данных документов в кассе предприятия.
Данное правило определено разделом V Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации.
Правила хранения денежных документов соответствуют правилам хранения денежной наличности в кассе и регулируются нормативным документом Указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» N 3210-У» утвержденным председателем ЦБ РФ Набиуллиной Э.С. от 11 марта 2014 с изменениями от 19 июня 2017 г.
За осуществление первичного учета ответственность возлагается на материально-ответственное лицо – кассир/старший кассир, главного бухгалтера, индивидуального предпринимателя, руководителя предприятия. С материально-ответственным лицом при поступлении на работу одновременно с заявлением заключается договор о полной материальной ответственности с администрацией предприятия. Договор печатается в двух экземплярах:
- остается на предприятии;
- забирает кассир.
Первичный учет кассовых операций в кассе ведет кассир или иной сотрудник из числа работников предприятия, с вменением ему должностных прав и обязанностей, с которыми он в свою очередь должен быть ознакомлен под роспись.
В случае осуществления приходных операций по движению денежных документов в кассе оформляется приходный кассовый ордер. Если осуществляется выдача денежных документов кассовый работник оформляет расходный кассовый ордер. Важным моментом при оформлении ПКО и РКО на денежные документы является проставление отметки «Фондовый».
Регистрация ПКО и РКО по денежным документам осуществляется отдельно от ПКО и РКО по кассовым операциям.
Бухгалтерский учет денежных документов. Типовые проводки по счету 50 субсчет 3 «Денежные документы»
В Приказе об учетной политике главный бухгалтер может предусмотреть ведение 50 счета «Касса» по субсчетам. Синтетический учет ведется на счете 50 субсчет 3. Аналитический учет ведется по видам денежных документов.
Счет 50 субсчет 3 «Денежные документы» – на этом субсчете учитывается стоимость документов, подлежащих строгому учету: почтовые марки, марки арбитражного суда, проездные билеты, приобретенные впрок, выкупленные путевки в санатории и дома отдыха и др. документы.
Учет их движения ведется в отдельной кассовой книге, на листах которой должна стоять отметка «фондовый». Следовательно, составляется отдельный кассовый отчет.
Синтетический учет также ведется в отдельных учетных регистрах, но в Главной книге и во 2-ом разделе актива баланса сумма денежных документов в остатке указывается вместе с кассовой наличностью.
Заполнение кассовой книги имеет свои особенности. Не подлежат заполнению строки книги «в том числе на заработную плату» и «Общий остаток денежных средств в кассе на конец дня».
Кроме того, для учета денежных документов, выданных третьим лицам нет утвержденной формы ведомости учета их движения. Данную форму с соблюдением п. 2 ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 26.07.2019) «О бухгалтерском учете».
(в части отражения необходимых реквизитов документа) предприятию следует разработать самостоятельно и утвердить в учетной политике.
Типовые проводки по счету 50 субсчет 3 «Денежные документы»
Содержание хозяйственных операций
Первичные документы
Корреспондирующие счета
Дебет
Кредит
Приобретены проездные билеты впрок
ПКО для денежных документов, бланк билета, в журнале регистрации денежных документов сделана соответствующая запись
50/3
71
Выданы в подотчет проездные билеты
РКО для денежных документов, бланки билетов, в журнале регистрации денежных документов сделана соответствующая запись
71
50/3
Приобретены почтовые марки и марки арбитражного суда за наличный расчет
ПКО для денежных документов, бланки марок, в журнале регистрации денежных документов сделана соответствующая запись
50/3
50/1
На общехозяйственные расходы списана стоимость марок
РКО для денежных документов, бланки марок, в журнале регистрации денежных документов сделана соответствующая запись
26
50/3
Приобретены путевки в санаторий и дома отдыха
ПКО для денежных документов, бланки путевок, в журнале регистрации денежных документов сделана соответствующая запись
50/3
69/1 (51)
Выданы путевки работникам предприятия, выкупленные ими за наличный расчет
РКО для денежных документов, бланки путевок, в журнале регистрации денежных документов сделана соответствующая запись
73/3
50/3
Поступили в кассу деньги за выкупленные путевки
ПКО
50/1
73/3
