Выдача наличных денег под отчет из кассы: процесс оформления, образец заявления и приказа
Общие положения ведения кассовых операций
Порядок осуществления расчетов с подотчетными лицами целесообразно определить в локальном нормативном акте организации или ИП. Данный документ определяет круг подотчетных лиц, цели и сроки выдачи денег. А также сократит ряд вопросов со стороны подотчетных лиц, кассиров и контролирующих органов.
Порядок действий при выдаче денежных средств под отчет состоит из следующих этапов:
- Разрешение на выдачу денег под отчет (приказ или заявление).
- Выдача денег физическому лицу.
- Отчет по израсходованным суммам.
- Возврат неизрасходованных денег или погашение задолженности.
Приказ или заявление на выдачу денег в подотчет
С 19.08.2017 выдача наличных денег работнику на расходы оформляется согласно распорядительному документу либо письменному заявлению подотчетного лица (п. 6.3 Указаний № 3210-У).
До вступления в силу изменений заявление должно было оформляться в обязательном порядке. В настоящее время заявление на подотчет применяется только по желанию организаций.
Заявление на выдачу денег в подотчет составляется в произвольной форме и содержит запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги. Заявление подписывает руководитель организации или ИП. Подпись руководителя является одновременно «разрешающей».
Физическое лицо в заявление может указать любую банковскую (зарплатную) карту для перечисления денежных средств (письмо Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781).
Образец заявления на выдачу подотчетных сумм
Руководителю [Наименование организации]
[Ф.И.О. руководителя]
От [Ф.И.О. и должность работника]
Вх. №___ от [число, месяц, год]
Заявление
Прошу выдать мне под отчет [сумма цифрами и прописью] рублей на цели [указать цель выдачи подотчетных сумм].
На срок [указать предполагаемую дату отчета].
Выдачу денежных средств прошу произвести наличными / безналичными средствами.
[при выдачи безналичных средств указать банковские реквизиты]
[число, месяц, год]
_____________________ [Ф.И.О. работника]
Решение руководителя:
- Выдать из кассы [сумма цифрами] рублей.
- Денежные средства выдаются до [последний день срока, на который выдаются деньги] включительно.
[число, месяц, год]
Разрешаю: _________________________ [подпись]
Организации или ИП будут вправе выдавать деньги под отчет на основании внутреннего распорядительного документа. Форма документа выбирается самостоятельно, это может быть приказ, распоряжение или любой другой распорядительный документ о выдаче денежных средств.
Внутренний распорядительный документ должен обязательно содержать записи о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дата.
Образец приказа на выдачу подотчетных сумм
Название организации
Приказ №_____
«___» _____________________ 20___ г.
«Разрешение на выдачу денежных средств подотчет»
Выдать денежные средства подотчет [Ф.И.О. работника] на цели [указать цель выдачи подотчетных сумм].
В размере [сумма цифрами и прописью] рублей.
Денежные средства выдаются до [последний день срока, на который выдаются деньги] включительно.
Выдачу денежных средств произвести наличными / безналичными средствами.
[при выдачи безналичных денежных средств указать банковские реквизиты]
[Должность руководителя]
________________________ [Ф.И.О. руководителя]
С приказом ознакомлен:
________________________ [Ф.И.О. работника]
Выдача денег в подотчет из кассы
Выдача подотчетных сумм работникам оформляется расходным кассовым ордером, составленным по форме КО-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88). РКО составляется в одном экземпляре.
Кассир организации составляет расходный кассовый ордер на основании внутреннего распорядительного документа или письменного заявления. В РКО в поле «Основание» следует указать документ, на основании которого производится выдача.
ИП предоставлено право не составлять расходные и приходные кассовые ордера и, как следствие, не вести кассовую книгу (подп. 4.1 и 4.6 п. 4 Указания № 3210-У).
Подотчетные средства, выдача и отчет
Еще одно послабление законодательства, вступающее в силу с 19.08.2017, коснулось выдачи денег при наличии задолженности за сотрудником. Теперь можно не отслеживать наличие полного отчета за предыдущие подотчетные суммы, а выдать новую сумму в любой момент. Ранее, пока работник полностью не погасит предыдущий долг, выдавать под отчет было нельзя.
Напомним, что доходы с суммы экономии на процентах при получении заемных средств в части превышения размеров, указанных в п. 2 ст. 212 НК РФ, облагаются НДФЛ по ставке 35%.
Срок отчета
Остался без изменения срок отчета за полученные денежные средства. Подотчетное лицо обязано отчитаться в течение 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу (п. 6.3 Указаний № 3210-У).
Авансовый отчет оформляется по форме АО-1 и сдается главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю). К АО-1 прилагаются оправдательные документы. Авансовый отчет утверждается руководителем.
Возврат неизрасходованных денежных средств
В случае остатка неизрасходованных денежных средств, подотчетное лицо сдает их в кассу организации или ИП в срок, установленный руководителем. На сданные средства составляется приходный кассовый ордер по форме № КО-1 (п. 4.1 Указаний № 3210-У).
Согласно новым изменениям, квитанцию к электронному приходному кассовому ордеру можно направить на электронную почту подотчетного лица (п. 5.1 Указаний № 3210-У).
Погашение задолженности по авансовому отчету
В случае превышение потраченной суммы денег над суммой, выданной под отчет, то работнику следует к авансовому отчету приложить заявление.
Основанием для возврата израсходованных работником денег является авансовый отчет, утвержденный руководителем организации и или ИП.
Погашение задолженности оформляется расходным кассовым ордером или перечисляется на карту работника.