Секретарь-референт: обязанности и особенности профессии

На первый взгляд кажется, что найти сотрудника на должность секретаря, которой будет отвечать на звонки и перебирать различные документы в приемной руководителя, найти довольно просто и не составляет особого труда. Но профессиональные рекрутеры, постоянно сталкиваются с проблемой подбора кадров именно на эту должность. Зачастую, по большей части, это происходит потому, что сам начальник точно не знает того, какими именно качествами должен обладать секретарь-референт.

Разумеется, секретарь-референт во многих компаниях – это лицо компании, так как именно он первый встречает посетителей руководства. Конечно, многие важные начальники хотят посадить в свою приемную девушку модельной внешности и с подходящим образованием. А вот интеллектуальная претендентка преклонного возраста вряд ли пройдет такой кастинг, проводимый потенциальным работодателем. Многие руководители берут за основу этот принцип подбора личного секретаря не только для того, чтобы привлекать внимание посетителей, но и для «сражения» партнеров по бизнесу (потенциальных и реальных). Очень часто секретарь может узнать определенную и важную информацию от потенциальных партнеров или заказчиков, пока они ожидают того, когда освободиться руководитель.

Многие руководители любят делать из своих секретарей настоящих шпионов, который должны узнавать для них полезную и самую актуальную информацию. В первые же дни работы, секретарю руководитель может предложить следить за сотрудниками, слушать их разговоры и наиболее ценную информацию передавать начальству. Таких людей ценят на самом «верху», но ненавидят в коллективе. Кроме того, личный секретарь может оказаться достаточно подлым человеком и начать убирать неугодных ему людей с помощью своего руководителя. Разумеется, правда обязательно вскроется, но иногда это может случиться достаточно поздно. А ценные кадры уже утекут к конкурентам.

Должностные обязанности секретаря референта

Разумеется, абсолютно в каждой компании, секретарь референт выполняет совершенно разные функции. Поэтому, именно от компании, ее сферы деятельности, должностные обязанности секретаря-референта могут существенно отличаться. Но несмотря на эти особенности, существуют основные обязанности секретаря-референта, которые наиболее часто встречаются почти во всех компаниях. Из основных обязанностей секретаря-референта можно выделить следующие:

• Встреча и организация приема посетителей руководителя;

• Прием и обработка телефонных звонков;

• Прием и обработка корреспонденции;

• Ведение делопроизводства;

• Ведение документооборота;

• Планирование рабочего дня руководителя;

• Организация собраний и совещаний;

• Выполнение поручений руководителя.

В зависимости от сферы деятельности компании, должностные обязанности могут изменяться. К примеру, если компания сотрудничает с зарубежными партнерами или заказчиками, то в обязанности секретаря-референта может входит планирование и оформление предстоящих командировок руководителя.

Особенности профессии

О работе секретаря некоторые сотрудники могут говорить с неким оттенком презрения. Очень часто это связано с тем, что многие сотрудники не понимают всю важность и ответственность этой работы. Они думают, что секретарь целыми днями сидит и перебирает бумаги. Также неправильное мнение формируется и у руководителей подразделений. Они, в свою очередь, почему-то уверены и думают, что секретарь-референт обязан выполнять еще и их распоряжения. Как показывает практика, если секретарь для того, чтобы показать весь свой профессионализм, начинает взваливать на себя чужую работу, то такие действия рано или поздно приводят к профессиональному выгоранию или к тому, что секретарь просто не успевает делать свою работу. Разумеется, непосредственный начальник во всем будет обвинять именно секретаря. Ведь именно он не успевает выполнить свою работу. Причем, руководителя не интересует, почему и чем секретарь загружен. Он просто начнет искать нового секретаря, который будет настоящим трудоголиком и не позволит другим сотрудникам взваливать на себя их работу.

Работа секретаря-референта достаточно особенная и имеет также, как и другая работа, свои преимущества и недостатки. Поэтому, как бы красиво не звучала данная должность и какой бы перспективной, на первый взгляд, не была компания в которой работает секретарь, эта работа подойдет далеко не каждому человеку.

Источник: proproff.ru