Подбор персонала: как пригласить кандидата на собеседование и как грамотно отказать

Как пригласить заинтересовавшего нас кандидата на собеседование?

Очень просто – написать письмо. Именно письмо, а не звонок, потому что вам предстоит сообщить человеку слишком много точной информации: адрес, номер офиса, телефоны, время… По телефону все это можно не расслышать или не запомнить.

Письмо состоит из нескольких смысловых пунктов.

1. Первое, что вы должны написать – что вы получили резюме и поблагодарить человека за отправку и проявленный интерес. Эту вещь многие забывают написать, а зря. Вежливость ценится кандидатами на все вакансии, от директора до электромонтера.
2. Во-вторых, вы должны написать, что приглашаете соискателя на собеседование и обязательно уточнить, на какую должность. Иначе могут возникнуть недоразумения, особенно если ведется массовый прием работников.
3. В-третьих, укажите, как добраться к вам в офис, какие есть ориентиры, как найти вход. Обязательно напишите номер телефона – если человек заблудится, он сможет позвонить.
4. Наконец, напишите, что именно нужно взять с собой на собеседование: трудовую книжку, паспорт, резюме и т.д.

Приведем образец ответа на резюме соискателя:

Добрый день, Дмитрий Андреевич!

Благодарим вас за резюме, присланное на вакансию «Финансовый консультант».

Мы рассмотрели его и готовы пригласить вас на собеседование. Описанный вами опыт работы говорит о том, что вы являетесь квалифицированным и ценным работником, именно такие люди и нужны нашей компании!

Приглашаем Вас на собеседование с начальником финансового отдела Кравченко Антоном Павловичем 20 марта 2020 г. в 14.15 по адресу г. Мурманск, ул. Ленина, 32.

Проводить собеседования с вами будет руководитель отдела финансов Кравченко Антон Павлович.

Пожалуйста, имейте при себе документ, удостоверяющий личность: в здании офисного центра действует пропускной режим.

Желаю вам успешного собеседования!

Начальник отдела кадров

ООО «Финансы, кредит, аналитика»

Не забудьте подтвердить у кандидата, что он явится на собеседование в назначенное время.

Как написать отказ?

Всем известный факт: отказывать всегда сложнее. Кадровики допускают большую ошибку, когда не пишут письмо-отказ, а просто пропадают. Это непрофессионально и невежливо. Обратная связь должна быть.

Один раз стоит потратить время и сделать небольшое письмо-шаблон для отказа соискателям, которые в данный момент не подошли на вакантную должность. Этот шаблон останется лишь немного изменить под каждого соискателя, внеся переменную информацию.

Письмо с отказом должно быть максимально корректным по отношению к претенденту и составленным в мажорных тонах.

Письмо с отказом также делится на несколько смысловых частей.

1. Подтверждение получения резюме, благодарность за проявленный к компании интерес.
2. Сожаление о том, что кандидат не подошел.
3. Пожелание удачи.

Очень важно: по Трудовому кодексу РФ любой человек, которому отказали в трудоустройстве, вправе потребовать письменного отказа с объяснением причин. Если он сочтет, что отказ неправомерный, то запросто может обратиться в суд.

Нужно, чтобы ваше письмо в ответ на резюме:

а) было обычным электронным сообщением;

б) не содержало никаких объяснений, почему человек не подошел; 

в) было подписано сотрудником, который не уполномочен принимать людей на работу.

Тогда это не отказ, а обычная форма вежливости.

Пример письма с отказом на резюме соискателя №1:

Уважаемый Александр Борисович!

Благодарим вас за присланное резюме на вакансию «Финансовый аналитик» и интерес, проявленный к нашей компании. Вы действительно являетесь очень опытным и компетентным сотрудником.

К сожалению, мы не можем предложить вам нашу вакансию. Ваше резюме останется в нашей базе данных на случай открытия вакансий в будущем.

Менеджер по персоналу

Несколько писем придется написать и после собеседований тем, кто был приглашен в компанию, общался с руководством, но тоже не подошел.

Пример письма с отказом на резюме соискателя №2:

Уважаемая Светлана Леонидовна!

Благодарим вас за то, что нашли время прийти к нам в компанию и пройти собеседование на вакансию «Финансовый консультант» 27 августа 2020 г. Нам было очень приятно познакомиться с вами и провести с вами интервью.

К сожалению, мы не можем предложить вам нашу вакансию. Ваше резюме останется в нашей базе данных на случай открытия вакансий в будущем.

Менеджер по персоналу

Писать письма с отказами всегда намного тяжелее, чем приглашать на собеседование. Для того чтобы избежать таких ситуаций или не нарваться на проблемы с трудовой инспекцией из-за обиженного несостоявшегося работника, кадровику нужно хорошо продумывать объявление, которые он размещает. Это делается для того, чтобы неподходящие кандидаты отсеивались сами. Так поиск будет вестись дольше, зато эффективнее, да и отказов будет меньше.

Примеры автоматических ответов на письма с резюме

Сообщение кандидату о том, что его резюме получено – нормальная практика, и один из элементов построения бренда ответственной компании. Чаще всего этот вопрос решается путем создания автоматических писем. Как правило в этом письме кандидата благодарят за уделенное время и отправленное резюме, сообщают сроки в которое резюме может быть рассмотрено, указывают на принцип соответствия, также письмо может содержать информацию о том, что резюме попадает во внутреннюю базу данных – так называемый кадровый резерв.

Ниже приведены примеры автоматических ответов на резюме кандидатов:

Компания Billa, отвечает так:

Добрый день!

Большое спасибо за Ваше желание работать в коллективе компании BILLA.

Мы уверены, что благодаря Вашему профессиональному опыту Вы можете внести значимый вклад в развитие нашей компании.

Ваше резюме будет рассмотрено в ближайшее время, и если Ваши знания и опыт будут соответствовать вакансии, с Вами свяжутся.

Спасибо!

С наилучшими пожеланиями, отдел Human Resources BILLA REWE GROUP

Hello! Thank you very much for your desire to work in our team of the company Billa.

We appreciate your choice and your time, we are sure that your knowledge and experience will contribute to developing of our company.

Your CV will be reviewed in the nearest future, and if your knowledge and experience correspond to our vacancy we will get in touch with you.

Thank you!

With best wishes, Human Resources Department BILLA REWE GROUP

BILLA Это автоматический ответ.

Пожалуйста, не отвечайте на это сообщение.

Пример из банковской сферы:

Уважаемый кандидат.

Мы признательны за проявленный интерес к ПАО «Альфа-Банк» и благодарим Вас за резюме, присланное в Управление персоналом.

Мы с интересом ознакомились с Вашим резюме, которое мы будем хранить в нашей базе данных. Как только у нас появится вакансия, соответствующая Вашим навыкам и квалификации, мы обязательно свяжемся с Вами.

Для получения более детальной информации о нашем Банке, услугах и открытых вакансиях посетите наш сайт: http://www.alfabank.com

Мы ценим Ваш выбор и гарантируем конфиденциальность.

С уважением, Управление персоналом ПАО «Альфа-Банк»

Компании Мобилочка:

Благодарим Вас за внимание к нашей вакансии и отправленное нам резюме!

Мы рассмотрим ваше резюме в ближайшее время, в случае соответствия требованиям вакантной позиции, свяжемся с Вами для более детального обсуждения и приглашения Вас на собеседование.

Ваше резюме уже сохранено в нашей базе кадрового резерва. Если по каким-то причинам, мы не сможем Вам предложить на сегодняшний день работу, мы обязательно свяжемся с Вами при открытии новой или другой вакансии, соответствующей Вашему опыту и пожеланиям.

С наилучшими пожеланиями, Департамент по работе с персоналом Компании «Мобилочка».

Шаблоны для отказа соискателю

Ввиду новости о том, что Правительство России поддержало законопроект, обязывающий работодателя в течение недели в письменной форме объяснить соискателю причину отказа в приеме на работу, мы собрали в недрах Интернета типичные шаблоны, которые потенциальные работодатели присылают соискателям как текст отказа.

Одни, возможно, пригодятся, другие вызовут улыбку.

№1

«Здравствуйте, …! На прошлой неделе Вы проходили собеседование в конкурсе на позицию … в нашу компанию. Хочу поблагодарить Вас за участие в конкурсе. Вы произвели благоприятное впечатление, но другой специалист понравился нам чуточку больше, в итоге свой выбор мы остановили на нем. Желаю удачи в поиске интересной работы!».

№2

«Здравствуйте, …. Благодарим за интерес к нашей вакансии. Мы внимательно ознакомились с Вашей кандидатурой, но, к сожалению, не готовы сделать Вам предложение о работе. Возможно, мы вернемся к Вашему резюме в случае, если нам понадобится кандидат со схожим профессиональным опытом, а пока желаем Вам как можно скорее найти интересную работу».

№3

«Большое спасибо за Ваш интерес, проявленный к нашей открытой вакансии «ХХХ». К сожалению, в настоящий момент мы не готовы сделать Вам это предложение. Мы внимательно ознакомились с Вашим резюме и, возможно, вернемся к Вашей кандидатуре, когда у нас возникнет такая потребность».

№4

«Спасибо за Ваш отклик. Мы внимательно ознакомились с Вашим резюме и пока не готовы обсуждать с Вами данную вакансию. Мы обязательно свяжемся с Вами, как только у нас появится вакантная позиция, релевантная Вашему профессиональному опыту».

№5

«Для Вас конкурс на нашу вакансию закончен!».

№6

«Уважаемый …! Ваше резюме полностью соответствует нашим требованиям, но, к величайшему сожалению, вакансия, на которую Вы претендовали в нашей организации, уже упразднена (либо «уже занята»). Просим у Вас извинений за потраченное Вами время. Желаем удачи в дальнейшем поиске».

№7

«Большое спасибо за Ваш интерес к нашей вакансии. К сожалению, в настоящий момент мы не готовы сделать Вам предложение. Мы внимательно ознакомились с Вашей кандидатурой и, возможно, рассмотрим ее, когда у нас возникнет такая потребность. Надеемся, что в самое ближайшее время Вы сможете себя реализовать на работе в другой компании».

№8

«Уважаемый соискатель, мы оценили Ваше желание работать в нашей компании, Ваш опыт работы, навыки и достижения, но, по независящим от нас причинам, вынуждены отказать. Желаем удачи в поиске работы. Надеемся, в ближайшем будущем Вы найдете применение своим знаниям».

№9

«Здравствуйте, …. Спасибо за Ваш интерес к сотрудничеству, но, к сожалению, у нас в компании нет вакансий по Вашему профилю. Будем иметь в виду Ваш профессиональный опыт, если появится потребность в подобных специалистах. Желаю удачи в поисках работы!».

№10

«Благодарим Вас за интерес к нашей вакансии «…». Мы получили множество интересных откликов и выбор был для нас не легкой задачей. К сожалению, вынуждены отклонить Вашу кандидатуру, т.к. нам посчастливилось найти соискателей, более соответствующих нашим требованиям. Надеемся, что в будущем у Вас будет желание и возможность представить свою кандидатуру повторно в случае появления у нас вакансии соответствующей Вашему опыту и навыкам. Нашим обязательным требованием является… Возможно, наше требование завышено, но, согласитесь, мы имеем на это право. Желаем Вам дальнейшего профессионального совершенствования и удачи во всех начинаниях!».

№11

«Нам было приятно познакомиться с Вами в качестве кандидата на вакансию «…». Глубокое впечатление произвели на нас Ваше умение прекрасно ориентироваться в сложных профессиональных проблемах, Ваша образованность, прекрасные деловые качества, а также профессиональная и личностная зрелость. К сожалению, мы остановили свой выбор на кандидате, чей опыт работы более соответствует задачам нашего бизнеса. Желаем Вам дальнейшего профессионального совершенствования и удачи во всех начинаниях!».

№12

«Отдел персонала ООО «XXX» ознакомился с Вашим резюме. К сожалению, не можем Вас пригласить, так как вакансия «YYY» закрыта. Мы включим Вас в базу данных для возможного сотрудничества в будущем».

№13

«Спасибо за интерес, проявленный к нашей компании. К сожалению, у нас нет открытых вакансий соответствующих вашей квалификации, и опыту работы. Ваше резюме будет сохранено в базе данных и, возможно, мы вернемся к Вашей кандидатуре, когда у нас возникнет такая потребность».

№14

«Спасибо за интерес, проявленный к нашей компании. Ваше резюме нас заинтересовало, но, к сожалению, вознаграждения, которые мы предлагаем, ниже завяленного Вами. На сегодняшний день мы можем предложить не более 25 000 руб. /в месяц».

№15

«Уважаемая …! Во время нашей встречи я обещал связаться с Вами, как только будет принято окончательное решение относительно вакантной должности «…». Как Вы понимаете, данная должность требует высокого уровня квалификации и наличия вполне определенных личностных качеств. По этой причине мы и рассмотрели большое количество претендентов на данную вакансию. Хочу, чтобы Вы знали то, что Вы вошли в число трех лучших кандидатов. Однако, после детального обсуждения с руководством результатов конкурса, было принято решение предложить эту работу другому кандидату. Тем не менее, Вы показали себя с самой лучшей стороны, и я получил большое удовольствие от знакомства с Вами. Если Вы не возражаете, мы сохраним Ваши данные, и будем сообщать Вам о возникновении вакансий, которые смогут Вас заинтересовать. Благодарим Вас за интерес к нашей компании. С самыми лучшими пожеланиями, Руководитель отдела подбора персонала…».

№16

«Добрый день. К сожалению, по результатам собеседования, мы не готовы предложить Вам эту позицию, сделав выбор в пользу другого кандидата. От лица XXX выражаю признательность за проявленный интерес к вакансии и потраченное время и желаю Вам удачи в дальнейших поисках работы».

№17

«Уважаемый соискатель! Наша компания благодарна за проявленный Вами интерес. К нашему сожалению, Ваша кандидатура не соответствует предъявляемым к имеющейся вакансии требованиям. Мы учтем Ваше предложение на будущее. При наличии подходящих вакансий, предложим Вам вакантную должность. Будем очень признательны, получив согласие. С уважением, менеджер по персоналу».

Хороший HR-менеджер всегда оставляет время на ответ соискателям. Иногда это общение может разочаровывать, но оно остается частью поиска тех, с кем вам будет комфортно и приятно работать!

Источник: https://start-365.ru