Как проводить совещания, чтобы использовать время эффективно
В одних компаниях еженедельно, в других ежедневно выделяется определенное время для проведения совещаний. Как правило, совещания в компаниях могут длиться до нескольких часов. Для того, чтобы на совещании не тратить время впустую, а использовать его максимально эффективно, необходимо придерживаться определенных правил и рекомендаций. В этой статье подробно рассмотрены основные моменты, на которых нужно акцентировать внимание, чтобы эффективно проводить совещание.
Нужно ли совещание?
Первое о чем стоит хорошо подумать – это действительно ли Вам необходимо проводить совещание, есть ли определенные вопросы, которые необходимо срочно решить? Если да – действуйте, но, если это только «дань расписанию» – смело отменяйте.
Присутствующие. Кто принимает участие в совещании?
Конечно, иногда просто невозможно избежать сборов всей командой. А если нужно решить вопрос, для обсуждения которого требуется выслушать мнение представителей всех структурных подразделений организации. Внимательно подумайте, что Вы хотите обсудить и кого конкретно это касается. Работники, которые просто «отсиживаются» на собрании, теряют время для выполнения собственных задач.
Подготовка
Перед встречей обязательно запишите все вопросы, которые Вы хотите обсудить и вынести определенное решение. Сделать это должны абсолютно все участники совещания. Определите регламент и время, которое Вы планируете потратить. При хорошем планировании совещание не должно превышать 15 минут запланированного часа.
Не отвлекайтесь
Иногда возникает такое искушение обсудить последние новости, на это уходит чуть ли не час. Сосредоточьтесь только на ключевых вопросах, а обсудить личные дела Вы успеете за обедом или чашкой кофе.
Фиксация
Обязательно фиксируйте все решения и запланированные действия. Иногда так просто «забыть» что-то после активного разговора и потом уже будет нужна встреча после встречи.
И помните, что очень часто «совещание» можно заменить пятиминутной беседой с работником.
Источник: profyjournal.ru
